Institutsekretær til Institut for Ecoscience

Er du en imødekommende og servicemindet sekretær, så kan det være dig, vi mangler i Institut for Ecoscience ved Aarhus Universitet.
Vi leverer mange faglige rådgivningsrapporter til myndighederne, og vi har brug for en grundig og detaljeorienteret Word-haj til at sikre at opsætningen af dem sidder lige i skabet.


Jobbeskrivelse

Ecoscience institutsekretariat løser en lang række understøttende opgaver for instituttets faglige medarbejdere. Nogle af opgaverne er lokalt forankrede i tjenestestedet, andre løses på tværs af instituttets to tjenestesteder på AU Campus Aarhus og AU Campus i Roskilde. Du vil få fast arbejdsplads i Aarhus og indgå både i det lokale og det tværgående arbejde.

Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• opsætning og kvalitetstjek i Wordtemplate af instituttets mange faglige rapporter og notater til myndighederne
• administrativ understøttelse af instituttets faglige medarbejdere herunder bestilling af mødeforplejning, rejseafregninger, arrangere seminarer, workshops og konferencer, journalisering i WorkZone
• udvalgsbetjening, herunder mødeplanlægning og referater og mindre administrative ad hoc opgaver
• diverse administrative opgaver

 

Personprofil

Faglige kvalifikationer (relevante for stillingen):
Vi søger en person, der har en forholdsvis bred administrativ profil og trives i en hverdag med vekslende administrative opgaver.
  
Derudover:

• har du en relevant administrativ uddannelse inden for kontor og administration, gerne med erfaring fra offentlig administration, med udvalgsbetjening, rejseafregninger, indkøb osv.
• er du superbruger i Officepakken generelt, men særligt er du en haj til Word og synes, at det er sjovt at arbejde i, da du vil skulle arbejde med store komplekse rapporter, med mange billeder og figurer i Word-templates
• er du imødekommende, serviceminded, struktureret og detaljeorienteret
• er du dygtig sprogligt og har eventuelt erfaring med korrekturlæsning på dansk
• har du erfaring med at arbejde i forskellige administrative it-systemer (fx RejsUd, WorkZone, IndFak, PURE) samt vilje til at lære nye

Personlige kvalifikationer/sociale kompetencer:
Du vil skulle samarbejde tæt med både institutsekretariatet og de forskellige faglige sektioner i instituttet og således have en bred kontaktflade af mennesker.  Det er vigtigt for os, at du er indstillet på at byde ind i fællesskabet både i forhold til opgaveløsning og det sociale fællesskab. Vi regner med, at du har en åben og imødekommende personlighed, er servicemindet, engageret, handledygtig, god til at samarbejde og parat til at møde alle opgaver som kolleger med et smil. Du er vant til at arbejde struktureret og selvstændigt, og du formår at planlægge din tid og er professionel og åben i forhold til nye arbejdsopgaver, også dem der kommer uventet.

Da en af dine hovedopgaver som nævnt ovenfor vil være kvalitetstjek og opsætning af komplekse faglige rapporter og notater i Word-skabeloner, så er det vigtigt, at du har både interesse og kvalifikationer til den del. Du må ikke lade dig slå ud, når teknikken driller, men have mod på at få problemerne løst.
 

Hvad vi tilbyder

I institutsekretariatet vil du få 16 dygtige og engagerede kolleger, som løser de mange forskelligartede opgaver, der ligger i driften af et universitetsinstitut og i at yde en god service for vores forskere, studerende og gæster. Sekretariatet løser en bred vifte af administrative opgaver, hvoraf nogle primært løses lokalt på det enkelte tjenestested og nogle løses på tværs af instituttets to tjenestesteder. Du kommer til at få en stor kontaktflade til både forskerne og til fakultetets fællesadministration.

Derudover får du selvfølgelig også ca. 300 gode kolleger i resten af ECOS, der alle er meget engagerede. Vi er en arbejdsplads, hvor de fleste arbejder, fordi de gerne vil være med til at gøre en forskel for natur og miljø og bidrage til at løse de samfundsmæssige problemer på disse områder.

Vi arbejder aktivt for at have et godt og inkluderende arbejdsmiljø. Instituttet ønsker at understøtte medarbejderne i en god balance i deres arbejds- og privatliv og fastholde og tiltrække en dygtig og engageret medarbejderstab, hvor frihed, kreativitet og respekt for det langsigtede perspektiv er kerneværdier.


Hvem vi er

Institut for Ecoscience har i alt ca. 300 medarbejdere, hvoraf godt 100 arbejder i Roskilde og de resterende på AU Campus i Aarhus. Vi arbejder med anvendt forskning og grundforskning med fokus på natur og miljø på højeste internationale niveau. Instituttets forskning dækker marine, ferske og terrestriske økosystemer og har derudover særlige kompetencer inden for arktisk miljø og natur. Instituttet bidrager desuden med forskningsbaseret viden til løsning af samfundsmæssige udfordringer ved rådgivning af myndigheder og gennem erhvervssamarbejde.

Institutsekretariatet understøtter dette arbejde ved at yde support til de videnskabelige og tekniske medarbejdere.
Vi er et internationalt miljø, hvor en del af medarbejderne har en udenlandsk baggrund, og hvor vi løbende har udenlandske gæster på kortere eller længerevarende ophold, ligesom vi regelmæssigt afholder både nationale og internationale møder, workshops og konferencer. Mange møder og en væsentlig del af kommunikationen foregår derfor på engelsk. 


Arbejdssted og ansættelsesområde

Arbejdsstedet er C. F. Møllers Allé 3, 8000 Aarhus C og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner.


Forventet startdato og varighed

Der er tale om en permanent stilling som institutsekretær med startdato 1. august 2024.


Kontaktinformation

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til: Sekretariatsleder Helene Nyegaard
Hvid, 93 52 21 35, [email protected] 
 

Deadline

Alle ansøgninger skal være modtaget senest den 30. april 2024. Vi forventer at holde ansættelsessamtaler d. 13 og 14. maj. 


Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale mellem Finansministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere. 

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk