Sekretær med stærke koordinerings- og samarbejdsevner til direktørbetjening og kalenderstyring

Er du vild med at planlægge og organisere, og er dit servicegen udover det sædvanlige? Motiveres du af at spille andre mennesker gode, har du flair for samarbejde og kan du lide at skabe overblik og sikre sammenhæng i hverdagen? Så er du måske den sekretær, som vi søger til betjening af vores direktørgruppe.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST) er en af syv styrelser i Skatteforvaltningen. Vi understøtter vores kolleger i Skatteforvaltningen i et partnerskab om drift og videreudvikling af en stor it-portefølje og udvikling af nye it-løsninger i spændvidden fra mindre projekter til en række store it-programmer.

Serviceminded og ansvarlig sekretær, der følger opgaverne til dørs
Som sekretær vil du få titlen chefsekretær og samme med en chefsekretærkollega, understøtte vores direktørgruppe i deres opgaveløsning og sikre godt overblik, planlægning og opfølgning på møder. Du vil få konkret til opgave at sørge for at hverdagen glider for to til tre af vores direktører samtidig med, at du også har ansvar for at understøtte direktørerne med forskellige praktisk administrative opgaver af forskellig karakter, såsom rejsebestillinger, fraværs- og ferieregistrering m.v.

Dine opgaver primært være:

• Kalenderstyring, herunder planlægning, koordinering og forberedelse af møder
• Lettere HR-support, samt diverse administrative og praktiske opgaver
• Planlægning og koordinering af arrangementer, herunder mødeforplejning
• Onboarding af nyansatte ledere og direktører
• Sekretariatsunderstøttelse i tæt samarbejde med øvrige kolleger i kontoret

Om dig
Vi forestiller os, at du har en relevant kontoruddannelse eller tilsvarende, og kommer med erfaring som sekretær. Det vil være en fordel men ikke et krav, hvis du har erfaring fra et departement eller en styrelse.

Du trives med at holde mange bolde i luften, arbejder struktureret og kan sikre rettidig opfølgning. Du er vant til at understøtte topledere og i den sammenhæng sikre struktur i en travl hverdag. Du har en proaktiv og selvstændig tilgang til dine opgaver og evner at forudse og løse udfordringer, før de opstår. Afslutningsvis er det vigtigt, at du har et veludviklet servicegen.

For at trives og lykkes i stillingen er det vigtigt, at du:

• er god til at skabe relationer og kan begå dig på alle niveauer i en organisation
• er en kyndig bruger af Office-pakken (Outlook, Word og Excel)
• kan håndtere korte deadlines
• er samarbejdsorienteret og kan bidrage til udviklingen af den samlede sekretariatsunderstøttelse af et fagdirektørområde i rivende udvikling

Om os
Du bliver en del af ledelsessekretariatet i Center for Direktions- og ledelsesbetjening, hvor vi sammen sikrer ledelsesunderstøttelse af direktørgruppen i Ressourcer og Portefølje. Centeret består af 15 engagerede medarbejdere med forskellige fagligheder, og vi har en positiv og uformel omgangstone samtidig med, at vi går langt for at hjælpe hinanden. Du indgår i ledelsessekretariatsteamet, som består af dig, seks ledelseskonsulenter, en chefsekretær og en studentermedarbejder, og hvor vidensdeling, holdånd, åbenhed og samarbejde er fundamentet for, at vi kan yde optimal understøttelse af direktørteamet. Du får mulighed for selv at præge din stilling, og styrelsen tilbyder gode muligheder for efter- og videreuddannelse.

Kontakt og ansættelsesvilkår
Ansøgning samt CV og relevante dokumenter bedes sendt via linket ”Søg stillingen” senest den 3. april 2024.

Tiltrædelse forventet den 1. juni 2024 eller snarest muligt herefter.

Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Aino Homann Nielsen på 7237 9827 eller [email protected]; eller chefsekretær Camilla Sørensen på 7237 4196 eller [email protected].

Der kan blive anvendt test som en del af rekrutteringsprocessen, og der vil forud for ansættelsen blive indhentet straffeattest.

Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Ansættelsesområdet er Skatteministeriet med tilhørende institutioner, og arbejdsstedet bliver Osvald Helmuths Vej 4, 2000 Frederiksberg.

Læs mere om at arbejde i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen på www.ufst.dk/job-og-karriere