UngeGuiden i Roskilde søger to administrative medarbejdere

Trives du med administrative opgaver og er du god til hurtigt at gribe mange forskellige opgaver og prioritere dem? Og vil du være en del af en dynamisk og faglig arbejdsplads? Så er jobbet som administrativ medarbejder hos UngeGuiden i Roskilde måske noget for dig.

Vi har helt ekstraordinært 2 ledige stillinger til vores administration. Den ene på 30 timer om ugen (stilling 1) og den anden på 37 timer om ugen (stilling 2).

UngeGuiden er en enhed under Jobcenter Roskilde. I UngeGuiden arbejder rådgivere, uddannelsesvejledere, virksomhedskonsulenter, ungekonsulenter og administrative medarbejdere tæt sammen og de unge møder på den måde et sammenhængende tilbud.

UngeGuiden består af cirka 65 medarbejdere.

Kerneopgaven
Vi har formuleret vores kerneopgave således: ”Sammen med de unge finder vi meningsfulde veje, der understøtter livsmestring og afklarer muligheder for uddannelse og job.” Med kerneopgaven arbejder vi sammen på tværs af opgaver og fagligheder og den er omdrejningspunktet for vores daglige arbejde.

Dine opgaver
I din hverdag kommer du til at varetage en lang række forskelligartede opgaver. Nogle af opgaverne vil I begge sidde med, herunder:

• Træk af lister og udarbejdelse af datamateriale fra diverse fagsystemer, samt vedligeholder diverse lister
• Betaling af regninger i KMD Opus
• Kontakt og løbende dialog med samarbejdspartnere
• Administration af forskellige aktiviteter
• Administration i forbindelse med UngeGuidens biler
• Ansvarlig for distribution af mails modtaget i fælles digital postkasse
• Vikar i vores fysiske modtagelse af de unge i UngeGuiden ved sygdom og ferie
• Bestilling af varer for hele UngeGuiden
• Telefonisk betjening af borgere der ringer eller ringe til unge for at give en besked
• Vedligeholdelse af intranet og vores hjemmeside
• Aktindsigter
• It ansvarlig, herunder bestilling af nyt udstyr, introduktion til nye medarbejdere

Særligt stilling 1

• Personaleadministrativt i UngeGuiden
• Superbruger på eDoc, EG sundhed og intranettet
• Administrativ i forbindelse med eksterne mentorer
• Understøttet rådgiverne og indsats

Særligt stilling 2

• Administration i forbindelse med stu, herunder skrive referater, udarbejde kontrakter, sende breve, understøtte kørsel mm.
• Understøtte Uddannelsesvejledningen
• Indhente refusioner
• Administration af co-piloter, samt henvise unge Ukrainere til sprogskole
• Oprette og sende fakturaer – både internt og eksternt
• Superbruger UnoUng
• Opgaver i forbindelse med FGU
• Administration af militærpraktik for de unge i grundskolen

Dine kvalifikationer

• Du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund f.eks. som administrationsbachelor, administrationsøkonom eller en kontoruddannelse
• Du er en positiv, engageret, struktureret og rummelig person, der har nemt ved samarbejde, og som helt naturligt tager initiativ til og selvstændigt ansvar for de administrative opgaver
• Du er indstillet på, at der også kan være opgaver af helt praktisk karakter, som skal løses hurtigt og smidigt
• Du er god til at bevare overblikket og organisere en hverdag med mange forskellige opgaver og hvor der kan være flere forstyrrelser i løbet af dagen
• Du trives i en, til tider, hektisk hverdag, hvor dagene sjældent er ens
• Du er systematisk og ordentlig i dit arbejde
• Du har meget gerne erfaring med it systemer som Unoung, Fasit, KMD Opus og optagelse.dk
• Du har erfaring fra en kommune og viden og gerne erfaring med administration af stu

Vi tilbyder
Vores arbejdsplads er kendetegnet ved en stærk faglighed, stor tillid og ansvar, engagerede kolleger og stor arbejdsglæde. Vi har godt kollegaskab, fleksibel arbejdstid og god stemning, hvor vi interesserer os for hinanden. Desuden er vi drevet af en lyst og vilje til at gøre en forskel for de unge, der søger rådgivning eller vejledning.
Vi er glade for vores arbejdsplads, hvor mange har været ansat i adskillige år.

Praktiske og lønforhold
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst. Vi indhenter straffeattest.

Det er vigtigt, at du i starten af din ansøgning/CV skriver om du søger stilling 1, 2 eller begge.

Vi læser ansøgninger i uge 16 og afholder samtaler i uge 17.

Vi vil gerne byde en ny kollega velkommen den 1. juni 2024. Arbejdsstedet er UngeGuiden, Bakkesvinget 67f, 4000 Roskilde v Roskilde Handelsskole.

Lyder det som noget for dig?
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte afsnitsleder Signe Weinreich på e-mail: [email protected] 

Læs mere om UngeGuiden på https://ungeguiden.roskilde.dk