Administrativ medarbejder ved Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, Flyvestation Skrydstrup

Er du motiveret af at give en professional service? og vil du være med til opbygningen af en ny stilling i en ny organisation? Så er du måske vores nye medarbejder.

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har 28 etablissementspartnerelementer, som er fordelt i hele landet, hvor vi skal sikre en optimeret lokal tilstedeværelse samt kontakt og nærhed til brugerne. Vi har blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Det er vores rolle, at støtte tjenestestedernes chefer i forhold til drift og udvikling af tjenestestedet. Lokalt er vi tjenestestedets og brugernes primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.

Vores opgaver omfatter håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, arealpleje, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold.
Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at være ansvarlige for faciliteterne på de lokale tjenestesteder.

Vi har i løbet af det sidste halve år sagt velkommen til ca. 1.000 nye kollegaer, som alle skal bidrage til at skabe bedre fysiske rammer i hele Forsvaret. Det er store forandringer, og det bliver en travl og spændende periode. Vi har derfor brug for yderligere dygtige og engagerede kolleger, som har en god indstilling til service, og synes det er spændende at være med til at bygge en ny organisation op.

Du får en central og vigtig rolle som vores ansigt udadtil. Du er en del af de lokale repræsentanter og kontaktperson for brugerne og de eksterne leverandører hos os. Her har du den daglige kontakt, skaber gode relationer og sikrer den gode oplevelse og service inden for de administrative drifts-, planlægnings- og udviklingsopgaver.

En af dine vigtigste opgaver er dagligt, at betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter os både personligt, på telefon eller via mail.

Herudover vil du have følgende konkrete arbejdsopgaver:

- Behandle bestillinger og klager i forhold til etablissements- og teknisk drift.
- Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser.
- Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver.
- Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører, kollegaer og andre samarbejdspartnere.
- Føre tilsyn, inspektion og kvalitetssikring af etablissementsdriften.
- Administrere og forvalte brik- og nøglesystemer.
- Administrere arbejdstid.
- Udarbejde og vedligeholde input til lokal informationsmateriale.
- Posthåndtering.
- Lodsopgaver

Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver inden for området.
Spændet i dine samarbejdsflader er bredt, hvilket giver stor dynamik i hverdagen.

Der vil forekomme mindre rejseaktivitet til andre etablissementer og en mindre del af arbejdet uden for normal arbejdstid.

Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse samt administrativ erfaring inden for kundeservice, bruger- og borgerhenvendelser eller lignende.

Du har en solid faglig profil og gerne med bred erfaring inden for administration, sagsbehandling, indkøb, serviceformidling, og du er vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder.

Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner samt erfaring i anvendelse af it- værktøjer og Microsoft Office pakken er en forudsætning. Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til SAP.

Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag, der er foranderlig, er en stor del af din personlige værktøjskasse.

Ansættelse og aflønning ske i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Basislønnen er på 26.509,92 kr. om måneden.

Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer inkl. frokostpause.
Ansættelsen er fra 1. september 2023 eller efter aftale.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte leder af etablissementspartnerelement Skrydstrup, Kasernemester Lenette Dalby på telefon 7281 3438.

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen herunder løn- og ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Julie Cramer-Palmquist på telefon 3266 5692.

Ansøgningsfristen er 21. juni 2023. Samtaler forventes afholdt umiddelbart herefter.

Vi beder dig om at søge stillingen via linket, hvor du vedhæfter ansøgning, CV og uddannelsesbevis. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimere opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og videns fællesskaber.