Administrativ medarbejder til sekretariatet i By, Kultur og Miljø

I direktørområdet By, Kultur og Miljø udvikler og vedligeholder vi rammerne om det gode liv i hele Roskilde Kommune. Her foregår alt fra byudvikling, pleje af græsset på stadion, foreningsstøtte, vejvedligeholdelse, fremme af biodiversitet, biblioteksdrift og borgerservice, klimatilpasning og CO2-reduktionsindsatser – og rigtig meget mere.

Vi er optaget af at udvikle kommunen med udgangspunkt i byrådets vision ”Velfærd skaber vi sammen”. Denne vision har stor betydning for, hvordan vi går til samarbejdet med borgere, foreninger og andre aktører.

Vi søger en administrativ medarbejder til sekretariatet i By, Kultur og Miljø, som er nysgerrig, struktureret, løsningsorienteret og dygtig til samarbejde. Du skal have erfaring med administrative systemer i en kommune og også gerne med puljeadministration.

Jobbets indhold:
Puljeadministrator – du er igangsætter og tovholder på direktørområdets grønne puljer, som kan søges af borgere, foreninger m.fl. Du forbereder behandling af indkomne ansøgninger, forestår udbetalinger og efterfølgende opfølgning. Denne opgave løses i tæt samarbejde med fagligt ansvarlige i direktørområdet.
Du er den samlende figur i vores sekretariat på 11 personer. Du udarbejder dagsordner til sekretariatsmøder, sørger for personaleadministration og betaler afdelingens regninger. Du er også støttefunktion, når sekretariatet har ansvar for forskellige arrangementer. Du vil have et tæt samarbejde med direktørsekretæren om ovenstående og den tværgående postkasse og telefonbetjening.
Du vedligeholder intranet og hjemmeside i samarbejde med webkoordinator i sekretariatet og de centrale stabsfunktioner.
Du bidrager i arbejdet med databeskyttelse.
Som du kan se, skal du være klar til at påtage dig meget forskelligartede opgaver, som ofte varetages i et tæt samarbejde med en kollega i sekretariatet eller et andet sted i direktørområdet.

Hvem er du?
Du har nogle års erfaring fra en kommunal ansættelse med nogle af de efterspurgte opgaver. Du trives i et miljø, hvor opgaverne ofte ændrer karakter, og der er brug for prioritering. Du har godt humør, gå-på-mod, er struktureret, imødekommende og rækker naturligt ud til samarbejde. Du følger op på den gode måde. Vi vil konkret se efter:

• Erfaring med kommunale indkøbs-, ESDH- og økonomisystemer.
• Erfaring med puljeadministration.
• Erfaring med redigering på hjemmeside / intranet.
• Erfaring med planlægning og gennemførelse af events/arrangementer/kurser.
• Struktur- og samarbejdskompetencer.

Hvem er vi?
Sekretariatet er helt centralt i det samlede direktørområde. Vi samarbejder hele vejen rundt for at sikre, at vi leverer god service og gode dagsordner til både direktør, chefgruppe og de 4 politiske udvalg, som vi betjener. Vi har ansvar for budgetopfølgning og en række tværgående indsatser i hele direktørområdet, fx vores sagsbehandlernetværk og vores sider på intranettet og hjemmesiden. Vi har et tæt dagligt samarbejde med kommunens stabsfunktioner. I sekretariatet har vi også kommunens geodatafunktion.

Se kommunens organisationsdiagram: Organisationsdiagram - Roskilde Kommune

Din ansøgning
Vi vil sætte pris på, at du i din ansøgning forholder dig til følgende 3 spørgsmål:

Har du erfaringer med puljeadministration, og hvilke forhold synes du især, det er vigtigt at være opmærksom på i dette arbejde?
Har du erfaring med kommunale økonomi- og ESDH-systemer eller hjemmesideredigering, fortæl i hvilken sammenhæng?
Hvad lægger du vægt på i samarbejdet med kollegaer om løsning af en opgave?

Løn og ansættelsesvilkår
Stillingen er til besættelse den 15. august 2024. Stillingen er på 37 timer, men har du i en periode brug for 32 timer er vi åbne for det.

Løn og ansættelsesvilkår er efter gældende HK-overenskomst og principperne i ny løn.

Roskilde Kommune opfordrer alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religion eller etnisk tilhørsforhold til at søge stillingen.

Ansøgningsfrist er den 12. juni 2024.

Kontaktpersoner:
Direktørsekretær Gitte Kraft (telefon: 46313403), udviklingskonsulent Lene Correll (telefon: 46314038) eller sekretariatschef Anne B. Jørgensen (telefon: 46313104).

Vi forventer at afholde samtaler den 17. og 18. juni og forventeligt også en 2. samtalerunde den 21. juni 2024.