Administrator med flair for service til beboelsesejendomme i Frederiksberg Kommune

Trives du med at hjælpe kolleger og beboere – og kan du samtidig løfte de administrative opgaver? Vi søger en engageret administrativ medarbejder til vores beboelsesteam.

Som administrator bliver du teamets ansigt udadtil og vi lægger derfor vægt på, at du er en serviceorienteret blæksprutte, der kan kommunikere og servicere vores samarbejdspartnere via telefon, mail og møder. 

Du bliver en del af beboelsesteamet, hvor vi yder service til kollegaer og beboere i vores ca. 1.200 lejemål, der både tæller kommunale og almene boliger, ældre- og ungdomsboliger og erhvervslejemål. I teamet er vi fire administrative medarbejdere, der sidder på rådhuset og ni viceværter, der er er ude på vores ejendomme. Stillingen er nyoprettet som et led i at styrke ejerskabet til de beboelsesejendomme og foreninger, som kommunen ejer og er repræsenteret i.

Beboelsesteamet har en bred opgaveportefølje med alt fra support til tekniske serviceledere og forstandere på vores almene plejecentre, viceværtservice med ind- og udflytninger og den daglige kontakt til beboere og beboerrepræsentationer på vores beboelsesejendomme.

Vi repræsenterer Frederiksberg Kommune som bygningsejer i flere ejerforeninger, grundejerforeninger, gårdlaug og andelsboligforeninger. I teamet har vi samtidig kontraktholderfunktionen overfor vores eksterne administrator, som hjælper os med administration af vores portefølje.

Du vil i stillingen skulle være med til at udvikle og udbygge flere af vores forretningsområder: 

• Komplekse ejerforeninger: Din rolle bliver at sikre fremdrift, varetage vores interesser og sikre et godt samarbejde. Vi ønsker at komme tættere på de boligforeninger, hvor kommunen er repræsenteret som bygningsejer, og du vil være en central del af denne proces.
• Netværk for decentrale tekniske serviceledere: Sammen med teamet skal du udvikle et netværk og supportere de decentrale tekniske serviceledere med deres administrative opgaveløsning, snitfladedokumenter, fordeling af udgifter og oplæring af nye medarbejdere. Oplæringen af nye medarbejdere skal centraliseres og forankres i beboelsesteamet.
• Ekstern administration: Du skal bidrage til at udvikle samarbejdet med vores eksterne administrator og sikre kontraktholderfunktionen. Sammen med resten af teamet skal du sikre opdaterede arbejdsgange og hjælpe til et senere genudbud af den eksterne administratorfunktion.

Vi forventer, at

• Du har erfaring med planlægning, styring og eksekvering af en varieret portefølje af administrative opgaver.
• Du har en relevant videregående uddannelse og/eller relevant arbejdsmæssig erfaring fra et lignende job som administrator. 
• Du evner at sætte dig ind i den relevante lovgivning, ligesom du er i stand til at læse, forstå og formidle budgetter og regnskaber.
• Du er god til at detaljere og planlægge opgaver, og er samtidig i stand til hurtigt at prioritere og eksekvere på de mere akutte opgaver som lander i teamet.
• Du er en god kommunikator i både skrift og tale, og du kan kommunikere til mange forskellige interessenter og niveauer. Du er god til at skabe og bevare relationer og du går konstruktivt til værks, når du møder modstand.

Det er samtidig en fordel, hvis du har erfaring med og forståelse for at arbejde i et politisk system, hvor prioriteterne og opgaverne hurtigt kan skifte.

Vi tilbyder et udviklende job på en arbejdsplads med et godt socialt og fagligt miljø. Omgangstonen er uformel og præget af humor og hjælpsomhed og vi prioriterer at udvikle og hjælpe hinanden, så vi som samlet team bliver bedre og trives i fællesskabet. Vi er en dynamisk arbejdsplads i løbende udvikling, hvor du får stor indflydelse på udformningen af din arbejdsdag. Selve jobbet indebærer spændende og udfordrende opgaver og en bred berøringsflade. 

Løn og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst og principperne om NY løn. Stillingen er 37 timer ugentligt.

Spørgsmål og ansøgning
Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte teamleder Jonas North på tlf.: 2898 4303.

Vi glæder os til at læse din ansøgning. Ansøgningsfristen er fredag den 15. november 2024. Ansøgning samt CV sendes via Frederiksberg Kommunes hjemmeside. Stillingen ønskes besat pr. 1. januar 2025 eller snarest muligt. Samtaler afholdes i uge 47 og 48.

Ejendomsservice og Driftsenheden er en enhed under By-, Kultur- og Miljøområdet i Frederiksberg Kommune. Ejendomsservice og Drift har i alt 50 medarbejdere og består af 4 teams; Udvikling og Support (6 medarbejdere), Bygningsservice (11 medarbejdere), Driftsteamet (20 medarbejdere) og Beboelsesteamet (13 medarbejdere) hvor stillingen er placeret. Alle teams ledes i dagligdagen af en teamleder, der referer til enhedschefen. Porteføljen af beboelsesejendomme består af 21 ejendomme, hvor størstedelen er lejligheder til beboelse og en række erhvervslejemål.

Frederiksberg er en levende by med et dynamisk bysamfund. Byens sjæl bygger på vores historie og klassiske arv og er med til at præge den spændende udvikling af Frederiksberg som en grøn, sund og pulserende del af Hovedstaden.

Vi er en moderne kommune, der betjener 104.305 borgere. Frederiksberg Kommune ønsker at fremme ligestillingen og opfordrer derfor alle kvalificerede til at søge uanset alder, handicap, race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika eller national, social eller etnisk oprindelse.