Genopslag - Har du lyst til at være 1/2 arbejdstidsplanlægger og 1/2 sekretær - Vi opretter ny stilling med denne kombination på Ungdomsinstitutionen Egely i Nørre Aaby.

Hvem er du
Kontoruddannet og har lyst til at arbejde 32 - 37 timer pr. uge. Du har et godt overblik og er god til at samarbejde. Du kan jonglere med 2 funktioner i én stilling.

Opgaverne

Opgaverne deles med kollega med samme funktion.

Planlægningsdelen, handler om at arbejdstidsplanlægge i systemet HosInfo. Der er omkring 80 ansatte på Egely, der arbejder dag, aften og nat.

Sekretærdelen handler om at være administrator for det borger administrative IT system, indkøb af kontorartikler, administrere post ind og ud af huset, samt forefaldende administrative opgaver for ledelsen. Du skal desuden holde regnskab med de unges økonomi, såsom lommepenge, tøjpenge etc.

Hvem er vi

Egely er en sikret institution med plads til 16 unge på almindeligt sikrede afdelinger og 5 unge på særligt sikret afdeling, i alt fordelt på 4 afdelinger. En sikret institution, vil sige, at de anbragte unge er frihedsberøvet under anbringelsen og at institutionen har beføjelser til at anvende magt.

Målgruppen er unge mellem 12 og 17 år, hvor der enten er truffet en retslig afgørelse om anbringelse eller, hvor den unge, af enten Børn og Ungeudvalget eller Ungdomskriminalitetsnævnet, kan vurderes at have, en voldelig, farlig, selvskadende eller psykisk afvigende adfærd, der ikke kan håndteres i en mindre indgribende foranstaltning.    

Som planlægger/sekretær vil du have ingen, eller meget lidt, kontakt til de anbragte unge.

Hvem er ansat hos os

Vi er ca. 80 medarbejdere ansat på Egely bestående af pædagoger, lærere, faglærere, social- og sundhedsassistenter, omsorgsmedhjælpere, stab og administrative medarbejdere. Derudover er vi uddannelsessted for pædagoger. Det er alle disse faggrupper der skal arbejdstidsplanlægges for. Endvidere er der et lederteam på 3.

Hvor skal du sidde og hvem skal du samarbejde med
Du skal sidde på Egely i Nørre Aaby. Du skal samarbejde med såvel kollega, afdelingsleder samt det øvrige personale. Endvidere har Socialcenter Lillebælt en netværksgruppe for planlæggere/sekretærer, som mødes ca. hver anden måned.

Du vil referere til en af afdelingslederne, men skal samtidig samarbejde med Socialcenter Lillebælts HR specialist, som sidder i centeradministrationen.

Opgaven som arbejdstidsplanlægger
Du skal udarbejde ugentlige tjenesteplaner jf. overenskomsten og de dertil gældende arbejdstidsregler samt lokalaftaler, så den enkelte medarbejder hele tiden kender sin arbejdstid minimum 4 uger frem, men målet er 5-6 uger frem.

Du skal være med til at sikre, at der arbejdes efter de standarder der er. Det gør du i tæt samarbejde med afdelingslederen og med sparing fra HR specialisten.

• Arbejdstidsplanlægning for alle faggrupper i henhold til overenskomst og arbejdstidsregler
• Kodning af præsteret arbejdstid, registrering og lønindberetning i HosInfo via Silkeborg Data
• Udfærdige grundplaner i samarbejde med afdelingsleder
• Tilrettelæggelse af arbejdstidsplaner i forhold til indkomne ønsker fra medarbejderne
• Tilrettelæggelse af arbejdstidsplaner i forbindelse med afholdelse af ferie, afspadsering, personalemøde, kursusaktivitet, uddannelse og lignende
• Ad hoc HR opgaver der er relateret til arbejdstidsplanlægning
• Indkald af vikarer i planlægningsfasen
• Koordinerende funktion ved akut opstået sygdom og lignende.

Opgaven som sekretær

• Receptionsopgaver, telefon og slusepasning
• Modtage gæster, udlevere gæstenøgler, alarmbrik m.v.
• Håndtere post ind og ud af huset, fysisk og elektronisk
• Administrere NEXUS, Safetynet, SydID
• Indkøb af diverse artikler til organisationen, SydAx
• Håndtering af de unges økonomi
• Indskrivning af unge i AS2007.

Hos os vil du opleve:

• Et spændende og udfordrende arbejde
• En arbejdsplads i konstant udvikling
• Et godt arbejdsmiljø, hvor vi både værdsætter høj faglighed, men samtidig sætter pris på humor og en uformel omgangstone
• Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst.

Vi forventer:

• At du er kontoruddannet og har kendskab til at håndtere økonomi i mindre omfang
• At du har erfaring med arbejdsplaner og kendskab til overenskomster og arbejdstidsregler
• At du har kendskab til Silkeborg Data, vil være en klar fordel
• Du kan være i dialog med medarbejderne og være med til at understøtte den ramme for arbejdstidsplanlægning som ledelsen har lagt.

Du skal have et godt overblik og være proaktiv i din tilgang til arbejdet. Sådan at forstå, at du skal være undrende og stille spørgsmål, så snart noget er anderledes. Dette for at sikre, at du indhenter den nødvendige viden, i forhold til overholdelse af gældende overenskomst og arbejdstidsregler.

Har du brug for yderligere information til stillingen, så ring endelig til afdelingsleder; Jean Kallesøe tlf. 24 76 30 59 eller HR specialist Merete B. Larsen tlf. 99 44 22 05.

Nysgerrig på mere info – følg linkene herunder

https://socialcenterlillebaelt.dk/afdelinger/egely - Her kan du blandt andet se en præsentationsvideo af Egely.

Ansøgningsfrist: Den 21. september 2023

Ansættelsessamtaler: Forventes afholdt den 28. september 2023

Tiltrædelse: Den 1. november 2023 eller efter aftale

Arbejdssted: Socialcenter Lillebælt, Egely, Søndergaardsvej 9 5580 Nørre Aaby.

Der vil blive indhentet reference, samt børne- og offentlig straffeattest inden ansættelse.
Det er en betingelse for ansættelsen, at straffeattesten vurderes tilfredsstillende.