Institutsekretær søges til fællessekretariatet ved de kliniske institutter ved Det Sundhedsvidenskabelig Fakultet

Som institutsekretær i fællessekretariatet for de kliniske institutter under Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet (SUND) ved SDU, vil du spille en central rolle i vores administration. Du vil have mange interne samarbejdsrelationer og en stor berøringsflade med engagerede faggrupper på sygehusene. De fleste medarbejdere på sygehusene har en delt ansættelse mellem klinik, forskning og uddannelse, og de vil have brug for administrativ understøttelse fra instituttet. Din rolle vil være afgørende for at sikre, at disse processer fungerer gnidningsfrit og effektivt.

Opgaver

Størstedelen af din opgaveportefølje vil blive fastlagt i direkte sparring med institutlederen, og du vil have ansvar for at koordinere institutlederens hverdag. Som institutsekretær skal du kunne agere struktureret, effektivt og dynamisk i en kompleks organisation med skiftende tempo, opgaver og prioriteter. Det er vigtigt, at du kan håndtere mange forskellige administrative opgaver og korte deadlines, samtidig med at du aktivt bidrager til at få de daglige procedurer til at fungere og sikre udvikling. Du skal være åben for nye opgaver, da din opgaveportefølje kan ændre sig løbende. Du refererer til sekretariatslederen, og mange opgaver vil foregå i samarbejde med denne. Du vil være en vigtig medspiller og få en vigtig rolle som instituttets ansigt udadtil. Du bliver en del af et institut, hvor vi spiller hinanden gode og værdsætter et godt arbejdsmiljø. Du får mulighed for at sætte dit personlige præg på dine arbejdsopgaver. Som udgangspunkt vil dine arbejdsopgaver være som nedenstående, men der kan sagtens komme andre opgaver til løbende:

• Varetage varieret opgaveportefølje, som sikrer fremdrift af instituttets aktiviteter 
• Koordinering af møder med ansatte og strategiske samarbejdspartnere 
• Planlægning, gennemførelse og opfølgning på forskellige typer møder
• Stå for arrangementer og events i tilknytning til instituttet
• Løbende ad hoc-opgaver

De kliniske institutter

De kliniske institutter har et tæt fagligt og administrativt samarbejde. Begge institutter understøtter sundhedsvidenskabelige uddannelser og sikrer den universitetsmæssige forankring af forskning på henholdsvis Odense Universitetshospital (OUH) og 12 Universitetshospitaler fordelt i tre regioner. Klinisk Instituts kerneopgaver er uddannelse og forskning, og instituttet har ansvaret for forskningen på OUH. IRS’ primære kerneopgave er klinisk forskning og uddannelse i den jyske del af Region Syddanmark og Region Sjælland. Institutterne flyttede til Nyt SUND på SDU, Campus Odense i efteråret 2023. Region Syddanmark og SDU har i mange år haft et tæt samarbejde og har indgået et endnu tættere samarbejde i forbindelse med etablering af Nyt SUND-byggeriet. Nyt SUND forbinder SDU og Nyt OUH fysisk i nye lokaler, og OUH forventes at flytte ind i 2027. 

Faglig og personlig profil:

Vi ser gerne, at du har:

• En relevant uddannelse og administrativ erfaring
• Erfaring med offentlig administration - gerne fra universitetssektoren 
• Sans for struktur, data og systematik i opgaveløsning – herunder at arbejde med tal og data og anvende dette til at understøtte ledelsesbeslutninger
• Evne til at arbejde i digitale værktøjer samt lyst og evne til at sætte sig ind i nye
• Erfaring med at indgå i effektivisering og forbedring af administrative arbejdsgange
• Gode kommunikative evner, skriftligt såvel som mundtligt på dansk og engelsk
• Erfaring med at have mange bolde i luften og samtidigt bevare det gode humør
• Har gode samarbejdsevner og kan medvirke til at sikre et inspirerende og udviklende arbejdsmiljø

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til sekretariatsleder Malene Korsholm, Institut for Regional Sundhedsforskning tlf. 6550 9073 eller Institutleder Kim Houlind, Institut for Regional Sundhedsforskning. tlf. 2499 4525.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og den relevante organisation. 

Ansøgning

Ansøgningsfrist: mandag d. 26. august 2024 kl. 12.00

Samtaler afholdes tirsdag d. 27. august 2024 om eftermiddagen

Ansættelse: 1. oktober 2024 eller snarest muligt derefter 

Ansøgning

Ansøgningen skal indeholde:

•   Følgebrev 
•   CV 
•   Eksamensbeviser.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Ansøgning indsendes via hjemmesiden link