PA for chefen for Myndighedsdivisionen

Brænder du for at bidrage til at sikre et trygt Danmark? Kunne du tænke dig at prøve kræfter med et selvstændigt og udfordrende job helt tæt på Beredskabsstyrelsens topledelse, hvor du kan udvikle dine kompetencer og samtidig er en del af et engageret team? Så er du måske vores nye kollega i Ledelsessekretariatet og personlig assistent for chefen for Myndighedsdivisionen.

Verden er i forandring og bl.a. sikkerhedspolitiske forskydninger og klimaforandringer vil have store konsekvenser for Danmark og danskernes hverdag i de kommende år. I Beredskabsstyrelsen arbejder vi for at sikre samfundets evne til at forebygge og modvirke kriser og katastrofer. Vi er inde i en spændende udvikling, hvor vi skal håndtere nye og mere komplekse opgaver, og hvor vi sammen med både nationale og internationale partnere, skal bidrage til at sikre et trygt og robust Danmark.

Ledelsessekretariatet udgør en stabsfunktion for direktionen og yder ledelses- og departementsbetjening, og varetager derudover en række opgaver af særlig strategisk betydning. Herudover har Ledelsessekretariatet en koordinerende rolle i forhold til den tværgående kontakt med de øvrige styrelser i koncernen.

Arbejdet i Ledelsessekretariatet er meget omskifteligt, når det gælder opgaver, arbejdstid og tempo. Det stiller både krav om fleksibilitet til den enkelte medarbejder og til kontoret som helhed – og fleksibiliteten går begge veje, så der også er plads til familielivet. Vi har en høj grad af social kapital i enheden – vi hjælper hinanden og fokuserer på at kunne samarbejde på tværs.

Som personlig assistent varetager du den nære betjening af direktionen og agerer bindeled mellem divisionschefen og dennes chefer, herunder bl.a.:
• Processtyring og kvalitetssikring af sager og forelæggelser
• Forberedelse af mødemateriale, oplæg, referater m.m.
• Koordination og kalenderstyring af møder, besøg, rejser osv.,
• Koordinering af opgaver på tværs af Ledelsessekretariatet.

Øvrige arbejdsopgaver vil blive tilrettelagt i forhold til dine kompetencer.

Du vil indgå i et team med den øvrige direktions personlige assistenter, hvor det forventes, at I yder gensidig støtte i dagligdagen, som ofte kræver fleksibilitet for at få alle opgaverne løst.

Opgaverne stiller krav til både dine skriftlige formidlingsevner, din sans for detaljen, din forståelse for at arbejde med politiske og strategiske processer, samt dine evner til at opbygge relationer på tværs af faglige og opgavemæssige skel. Hvis du ikke allerede besidder disse kompetencer er Ledelsessekretariatet en oplagt træningsbane, hvor du kan udvikle dem.

Du har en relevant videregående beredskabsfaglig, civil eller militær uddannelse.

For at lykkes i rollen er det endvidere vigtigt, at du er omhyggelig og har forståelse for vigtigheden af at have styr på detaljen. Du formår at klæde ledelsen bedst muligt på med din analytiske formåen og din evne til at formidle komplekse sager til korte og præcise oplæg.

Du motiveres af et arbejde i en dynamisk hverdag. Du er en kreativ problemknuser og ser løsninger, hvor andre ser forhindringer. Dine resultater vil afhænge af din evne til at tænke på tværs af både enheden og organisationen. Det betyder, at vi forventer, at du besidder en veludviklet situationsfornemmelse og dømmekraft samt stærke relationelle evner.

Det er centralt, at du kan udvise forståelse og interesse for at indgå i en delt funktion, hvor du både er personlig assistent for divisionschefen og samtidig er sagsbehandler i kontoret.

Din kommende kollega i Ledelsessekretariatet, Christine, fortæller: ”Selvom vi arbejder med hver vores direktionsmedlem, har vi et stærkt sammenhold. Vi hjælper hinanden og løfter opgaverne i flok – og der er plads til at have det sjovt, selvom vi ofte har travlt. Jobbet kræver gode samarbejdsevner, da vores arbejde går på tværs af hele Beredskabsstyrelsen og målet er, at vi sammen skaber løsninger på et højt fagligt niveau.”

Du er ambitiøs og målrettet – ikke kun på egne men også Beredskabsstyrelsens vegne. Når det brænder på, har du et højt drive og en udpræget vilje til at levere. Du brænder for at udvikle Beredskabsstyrelsen og beredskabet i bred forstand.

Hvis du er officer fra Beredskabsstyrelsen eller Forsvaret, vil ansættelsen kunne ske efter protokollat om officerer under Forsvarsministeriet til den til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten. Indplaceringen vil være i løngruppe fire eller fem afhængigt af dine kvalifikationer.

Du kan også være uddannet akademiker og blive ansat og aflønnet efter den til enhver tid gældende akademikeroverenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i staten. Derudover vil der afhængigt af kvalifikationer være mulighed for at forhandle tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning på 17,1 %.

Hvis du allerede er ansat som tjenestemand inden for Forsvarsministeriets område, kan du vælge fortsat at være ansat i henhold til gældende aftaler mellem Forsvarsministeriets Personalestyrelse og Hovedorganisationen af Officerer i Danmark om løn og ansættelsesvilkår for tjenestemandsansatte. Såfremt du er udpeget til en international mission, bedes du gøre opmærksom på dette i din ansøgning.

Som ansat i Forsvarsministeriets koncern er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforløbet.

KONTAKT OG ANSØGNING
Du kan få yderligere oplysninger om stillingen ved at kontakte chefen for Ledelsessekretariatet, Jacob Deleuran på tlf. 3094 2246.
Hvis du har spørgsmål til løn eller ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR-Konsulent Sandra Bengtson Heede, Forsvarsministeriets Personalestyrelse på telefon 728 19172.

Ansøgningsfristen er den 3. marts 2024. Samtaler forventes afholdt snarest derefter.

Ansættelse er 1. april 2024 eller efter nærmere aftale.