Sekretær, Lægelig Videreuddannelse, Hospitalsstaben, Aarhus Universitetshospital

Har du lyst til at bidrage til, at vi tværs af Aarhus Universitetshospital (AUH) uddanner fremtidens læger på allerbedste vis? Er du optaget af at sikre, at der et godt styr på teamets aktiviteter og samtidig trives ved både at arbejde selvstændigt og samarbejde med andre. Så er du måske vores nye kollega og sekretær i Lægelig Videreuddannelse på AUH

Vi søger en dygtig og erfaren sekretær til at bistå de to uddannelseskoordinerende ledende overlæger omkring arbejdet med den lægelige videreuddannelse på hospitalet.

Stillingen er på 25 timer/uge – hvor der forventes fleksibilitet i forhold til opgaveløsningen og derfor også gives fleksibilitet i forbindelse med afvikling af afspadsering og ferie. 

Stillingen er organisatorisk placeret i Lægelig Videreuddannelse (LVU), der er et af flere specialistteams i afdelingen Uddannelse og Tværsektorielt samarbejde, som er en del af den samlede Hospitalsstab på AUH.   

Hovedopgaven for Lægelig Videreuddannelse er at være med til at kvalitetssikre og udvikle den lægelige videreuddannelse på hospitalet og i afdelingerne. Dette gøres bl.a. ved at sikre kompetenceudvikling af de uddannelsesansvarlige, at formidle via vores hjemmeside, afholde temamøder og årsmøde mm. Derudover indsamler, bearbejder og præsenterer LVU kvalitetsdata på området både internt og eksternt samt deltager i udviklingsprojekter. LVU yder endvidere strategisk rådgivning inden for området. 

Din opgave som sekretær er at varetage en række understøttende administrative opgaver, som bidrager til at få teamet til at fungere, og som er med til at sikre en høj kvalitet i opgaveløsningen. Du får desuden en vigtig rolle som teamets kontaktperson til afdelingerne via mails, telefon og som organisator af diverse mødeaktiviteter.   

Dine vigtigste opgaver bliver

• Mødeorganisering f.eks. invitation af deltagere, booking af lokaler og forplejning, klargøring af mødemateriale, herunder udsendelse af dagsordner og bilag samt udarbejdelse og udsendelse af referater
• Opdatering af diverse informationsmaterialer, telefonbetjening, journalisering, vedligehold af mail/distributionslister, mailkorrespondance samt ansvarlig for afdelingens funktionspostkasse
• Vedligeholde  hjemmeside og intranet
• Indsamle og klargøre diverse uddannelsesdata inkl. opsætning af spørgeskema
• Udarbejde rapporter dvs. korrekturlæsning, opsætning af data og layout 
• Bistand til økonomiopfølgning
• Varetage ad hoc sekretærarbejde i samarbejde med afdelingens øvrige sekretærer

Vi forventer at du

• Er en dygtig sekretær, som arbejder struktureret og har blik for detaljen
• Har udpræget evne til at koordinere og planlægge dine opgaver 
• Trives ved at samarbejde med andre og er i stand til at lytte til og forstå andres behov
• Bidrage til planlægningen af teamets opgaver og er med til at sikre, at de gennemføres med høj kvalitet  
• Kan håndtere flere opgaver samtidig og kan bevare overblikket – også når der er travlt
• Er fleksibel og ansvarsbevidst
• Er i stand til at sige både "til og fra"
• Har et godt humør og en positiv tilgang til hverdagen
• Er god til at formidle på skrift og i tale
• Er rutineret bruger af Office-pakken (især Excel og PP) samt Acrobat og har flair for brug af IT-værktøjer. Kan du anvende ØS Indsigt2000, InDesign, Photoshop, SurveyXact vil dette blive vægtet positivt
• Er uddannet inden for kontorfaget eller som lægesekretær

Vi kan tilbyde

• Et interessant job i en organisation med gode muligheder for faglig og personlig udvikling
• Et godt arbejdsfællesskab, hvor gensidig respekt, tillid, tværfaglighed, sparring samt nysgerrighed efter nye måder at løse opgaven på, er grundlaget for den bedste opgaveløsning
• En spændende hverdag med mangfoldighed og til tider omskiftelighed i opgaverne
• Stor indflydelse på arbejdstilrettelæggelsen under ansvar

Du kan læse mere i profil- og stillingsbeskrivelsen her.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst mellem Danske Regioner og HK.
Arbejdsstedet er Aarhus Universitetshospital, Hedeager 1, 1 sal, 8200 Aarhus N

Ansøgning
Stillingen søges via nedenstående link. CV og relevante bilag vedhæftes.
Ansøgningsfristen er torsdag den 12. oktober 2023.
Ansættelsessamtaler vil foregå tirsdag den 24. oktober 2023 (formiddag).

Om Lægelig Videreuddannelse
Lægelig Videreuddannelse er en del af Uddannelse og tværsektorielt samarbejde, som er en del af Hospitalsstaben på AUH. Vi er 15 ansatte fordelt i de 3 teams: Grunduddannelse, Lægelig videreuddannelse og Tværsektorielt samarbejde. Vil du vide mere om jobbet og vores afdeling, er du velkommen til at kontakte uddannelseskoordinerende ledende overlæge Marianne Kleis Møller på tlf. 2330 8461. 

Aarhus Universitetshospital
Aarhus Universitetshospital (AUH) er et af landets største og mest specialiserede hospitaler med ca. 10.000 ansatte. AUH har en ambition om at være Danmarks komplette hospital på højeste internationale niveau. Hospitalet prioriterer uddannelsesområdet meget højt som et af de tre ligeværdige områder: Patientbehandling – forskning – og uddannelse.

AUH varetager en stor opgave med at uddanne fremtidens speciallæger og øvrigt sundhedspersonale med ca. 25 uddannelser og 3300 studerende på hospitalet.

AUH er en stor, kompleks og spændende organisation med høj faglighed, som lægger vægt på konstant at forbedre vores ydelser og patientforløb.

Læs mere om Hospitalsstabens afdelinger.

• Aarhus Universitetshospital
• Region Midtjylland

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.