Sekretariatsmedarbejder til Institut for Klinisk Medicin

Trives du med en bred vifte af administrative opgaver og kan du bidrage til et velfungerende arbejdsmiljø? Har du lyst til at arbejde i et inspirerende og fagligt stærkt miljø, hvor du er med til at understøtte den øverste ledelse på det største institut på Aarhus Universitet? Så er du måske den, vi søger!

Ved Institut for Klinisk Medicin har vi travlt med både den daglige drift og forskellige udviklingsopgaver, og vi udvider derfor vores sekretariatet og søger en medarbejder med start 1. juni 2025 eller snarest derefter. Stillingen er en fast fuldtidsstilling.

Institut for Klinisk Medicin

Som medarbejder ved Institut for Klinisk Medicin bliver du en del af det formentlig største sundhedsvidenskabelige forskningsinstitut i Danmark. Den kliniske forskning dækker alle de lægefaglige specialer og foregår i samspil med universitetshospitalet og regionshospitalerne i Region Midtjylland. Vi råder over ca. 30.000 kvm moderne forskningsfaciliteter til eksperimentel kirurgi og medicin, dyrefaciliteter samt avancerede scannere. Instituttet har det overordnede ansvar for kandidatuddannelserne i medicin og i molekylær medicin. På instituttet er vi ca. 670 videnskabelige medarbejdere, 500 ph.d.-studerende og 160 teknisk/administrative medarbejdere, der samarbejder på tværs af fagområder. Du kan læse mere om instituttet her og om fakultetet her.

Dine arbejdsopgaver

Du bliver en del af et velfungerende sekretariat ved Institut for Klinisk Medicin, hvor vi arbejder tæt sammen, og du vil få 9 dygtige og engagerede kollegaer med forskellige baggrunde og kompetencer. Alle er dedikerede til at løse deres opgaver i et positivt arbejdsmiljø, hvor det at hjælpe hinanden vægter højt.

Vi er et udadvendt sekretariat med mange samarbejdspartnere internt på universitetet og eksternt på universitetshospitalet, regionshospitalerne og andre offentlige og private organisationer.

Dine opgaver vil primært bestå af følgende, men afhænger også af dine kompetencer:

• Understøttelse og rådgivning af institutledelsen, herunder mødeforberedelse, referater/notater, opfølgning på beslutninger, sparring om diverse sager m.v.
• Økonomiopgaver, herunder udarbejdelse af diverse aftaler, godkendelse i faktureringssystemet, mv. Hvis du er stærk på økonomiområdet, kan andre økonomiopgaver også blive aktuelle
• Ansættelse af videnskabeligt personale eller administrativt-teknisk personale, herunder kontakt med de faglige miljøer og HR-afdelingen, håndtering af sagerne i AU’s rekrutteringssystem, understøttelse af lønforhandling m.v.
• Administration af ansættelse og indskrivning af ph.d.-studerende
• Understøttelse af diverse mødefora
• Øvrige ad hoc-opgaver, der løbende kommer ind til institutsekretariatet

I sekretariatet er vi optagede af, at opgaverne skal kunne skifte hænder, så opgaver og sekretariatets medarbejdere hele tiden udvikler sig. Fleksibilitet, åbenhed og mod på at lære nyt er derfor en forudsætning for at trives i vores sekretariat.

Du referer til sekretariatsleder Maria Bøndergaard Røjkjær.

Dine kompetencer

Vi forestiller os, at du har en relevant akademisk uddannelse eventuelt suppleret med administrativ erfaring, men vi er også åbne overfor, at du kan være nyuddannet. Erfaring med Office-pakken og særligt Excel- eller Google-sheets værktøjer er en fordel, men ikke en forudsætning for at søge stillingen. Vi arbejder i mange forskellige systemer (IndFak, MitHR, EmplyHire, Workzone m.m.), så det er en forudsætning, at du har et digitalt mindset, ligesom du skal kunne trives i, at en stor del af arbejdsopgaverne er løbende driftsopgaver.

I sekretariatet har vi en meget bred kontaktflade, og det er vigtigt, at både vores medarbejdere og samarbejdspartnere bliver mødt på en positiv og imødekommende måde. Du formår at holde overblik over en mangeartet opgaveportefølje og samtidig arbejde struktureret. Vi forventer at du er ansvarsbevidst, og vi lægger stor vægt på, at du arbejder proaktivt og gerne tager initiativ til forbedringer og effektiviseringer i institutsekretariatet, hvis du spotter et område med plads til forbedring.

Du har gode kommunikationsevner både skriftligt og mundtligt på dansk og engelsk, og du kan formidle komplekse problemstillinger på en præcis og balanceret måde.

Spørgsmål til stillingen

Hvis du vil høre mere om stillingen eller har spørgsmål er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Maria Bøndergaard Røjkjær på eller 2093 1969.

Arbejdsstedet er Institut for Klinisk Medicin, Palle Juul-Jensens Boulevard 82, 8200 Aarhus N (Aarhus Universitetshospital).

Vi forventer at afholde samtaler i uge 14(1. samtale) og uge 15 (2. samtale). Du vil muligvis modtage en case i forbindelse med samtalerne.



Ansættelsesgrundlag

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og relevante faglige organisation.

Ansøgning

Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning
• Curriculum Vitae
• Angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser)
• Referencer/anbefalinger kan uploades særskilt i e-rekrutteringssystemet

Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk