VIA University College søger frisk og initiativrig kontorelev i offentlig forvaltning til Studieservice på Campus Aarhus C

Har du mod på en kontoruddannelse i offentlig administration og samtidig lyst til at arbejde i en uddannelsesinstitution med spændende udfordringer, en afvekslende hverdag og gode kolleger?
Så er det måske dig, der skal være vores nye kontorelev.
Studieservice på Campus C varetager administrationen af ca. 7100 studerendes studieforløb, samt hjælper med sagsbehandling af ca. 15.000 årlige ansøgere i VIAs optagelsescenter.
Vi servicerer de studerende pr. telefon, mail og face to face, og da en del af vores studerende er udenlandske, foregår vores kommunikation både på dansk og engelsk. 

Dine opgaver/primære arbejdsopgaver

Som kontorelev i Studieservice vil du komme omkring størstedelen af de opgaver, afdelingen varetager. Nogle opgaver vil du blot blive vist, andre bliver du introduceret til at løse, og andre vil du selv få ansvaret for. Fælles for dem alle er, at vi sørger for en grundig oplæring i vores forskellige procedurer og administrative it-systemer, ligesom vi sørger for, at du introduceres til centrale samarbejdspartnere på uddannelserne.

Du vil i din elevtid arbejde med følgende: 

• Sagsbehandle og ajourføre de studerendes data i vores studieadministrative system esas.
• Sagsbehandle og journalisere i vores elektroniske journaliseringssystem DocuNote samt sende til digital post.
• Planlægge og afvikle eksamener – herunder oprette digitale flows i eksamenssystemet Wiseflow.
• SU (Statens Uddannelsesstøtte), Kilometerpenge og ungdomskort.
• Planlægge og oprette praktikforløb i Praktikportalen.
• Forvaltningsmæssig praksis herunder GDPR.
• Sagsbehandling af ansøgere gennem esas og nemStudie.dk.

Dine kvalifikationer
Vi søger en kontorelev der:

• Har bestået HHX/HGS/HG/EUX.
• Kan kommunikere med de studerende på både dansk og engelsk.
• Er nysgerrig og initiativrig.
• Kan arbejde struktureret og tage ansvar for egne opgaver.
• Er serviceminded, udadvendt og har gode samarbejdsevner.
• Har flair for it og ikke er bange for at lære nye systemer.
• Kan bidrage til den gode stemning i hverdagen.

Hvem er vi
Studieservice er en del af VIAs fællesområde (inkl. Økonomi, HR, Kommunikation m.fl.), der understøtter VIAs uddannelser og den samlede ambition om, at vi i fællesskab ”leverer fremragende uddannelser til vores studerende, så de med mod, passion og nysgerrighed sætter aftryk på samfundet”.
For Studieservice betyder det, at vi har ansvaret for alle de studieadministrative processer, der knytter sig til de studerendes samlede studieforløb fra optagelse til dimission. Vi er ca. 175 medarbejdere i Studieservice som er fordelt på 8 campusser i Region Midt.

Elevstillingen bliver primært på Campus Aarhus C, men også med 5 måneder i optagelsescentret som ligger på Campus N. 
I de to afdelinger har vi stort fokus på at være professionelle og imødekommende. Vi har stærke kollegiale relationer og en uformel omgangstone. På Campus C arbejder vi i teams inden for områderne studieinformation/eksamen, studieforløb, SU og SPS samt praktik. I optagelsescentret arbejders der med vurdering og vejledning af ansøgere til dansk- og engelsksprogede uddannelser. Der er mulighed for at få indgående kendskab til hele optagelsesprocessen, da vi samarbejder på tværs af uddannelsesområderne. 

Hvis der er travlt, er vi gode til at hjælpe hinanden – også på tværs af teams – samtidig med, at vi har det sjovt og rart sammen. 

Vi kan tilbyde:

• en alsidig hverdag på en arbejdsplads, der summer af liv.
• en oplæringsansvarlig, som er tilknyttet dig igennem hele uddannelsen.
• elevnetværksmøder og arrangementer med de øvrige kontorelever i VIA.

Ansættelsesvilkår 
Ansættelsen sker efter gældende aftaler og overenskomst inkl. pension. Ansættelsen sker efter overenskomst mellem HK og Staten.
Der er tale om en 2-årig elevstilling til besættelse pr. 1. september 2024. Stillingen er på gennemsnitlig 37 timer ugentligt. Skoleopholdene foregår på Aarhus Business College i Odder.

Ansøgningsfristen er den 10. maj og ansættelsessamtaler forventes afholdt 31. maj 2024 på Campus C, Ceresbyen, Aarhus C

Om VIA University College
VIA er en professionshøjskole og en af Danmarks største uddannelsesinstitutioner. Vi uddanner bl.a. lærere, sygeplejersker, ingeniører og designere – i samarbejde med arbejdslivet og med afsæt i forskning og et globalt udsyn. Det gør vi, så de studerende med mod, passion og nysgerrighed sætter aftryk på verden.
Vi tager ansvar for samfundet og for at skabe en bæredygtig fremtid sammen med vores omverden. Vi står solidt på vores faglige fundament og flytter grænserne for, hvordan vi udvikler, deler og anvender viden. Og vi fejler, lærer og lykkes sammen. Fordi det er i ambitiøse lærende fællesskaber, vi sætter det stærkeste aftryk. Derfor arbejder vi i VIA mod en enkel, fælles vision: Tag ansvar. Flyt grænser. Lær sammen.
VIA i runde tal: 20.000 studerende på flere end 40 professionsbacheloruddannelser. 20.000 studerende og kursister om året på diplomuddannelser og andre efter- og videreuddannelsesforløb. 2.100 medarbejdere fordelt på otte campusser i Region Midt. I 2020 blev VIA udpeget til UNESCO Verdensmålsskole for vores arbejde med at integrere FN’s verdensmål i undervisningen.

Læs information om anvendelse af personoplysninger i forbindelse med rekruttering på dette link: https://via.career.emply.com/persondatapolitik
VIA opfordrer alle interesserede uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Læs mere om VIA University College på http://www.via.dk/.