Bemærk at denne jobannonce er udløbet!
Annoncen er udløbet, og stillingen kan ikke længere søges. Opslaget vises udelukkende som reference

Afdelingssekretær til Rektorsekretariatet på Københavns Universitet

Er du blæksprutten, der kan være mange steder på én gang, og få det hele til at glide i en hektisk hverdag? Er du serviceminded, og nyder du at hjælpe dine kolleger med alt fra stort til småt? Så er du måske vores nye afdelingssekretær.

Om jobbet
Rektorsekretariatet søger en dygtig sekretær, der har flair og interesse for administration og kontordrift. Der er tale om en selvstændig stilling, der kræver organisationstalent, samarbejdsevner og forståelse for, hvordan store organisationer virker. Stillingen ønskes besat pr. 1. marts 2021 eller snarest derefter.

Stillingen har et varierende og udviklende opgaveindhold med stor mulighed for medindflydelse, ansvar og direkte kontakt til mange kolleger. Du bliver tovholder for driften af en afdeling med over 20 ansatte, hvor du skal yde administrativ og praktisk support. Det kan f.eks. være planlægning og koordinering af møder, seminarer og kurser, opfølgning på igangværende sager samt besvarelse af henvendelser på dansk og engelsk på telefon, e-mail mv. Du skal bevare overblikket i en hverdag, hvor opgaverne vil spænde fra alt mellem at passe telefon til at arrangere større events. Du skal således skulle holde mange bolde i luften samtidig.

Primære opgaver
Opgaverne, som vi er afhængige af, at du løser, er:

  • Kalenderstyring, mødebookning, forplejning og telefonpasning.
  • Administration, sagsoprettelse, rejsebestilling og journalisering
  • Hjælp til store og små praktiske opgaver.
  • Sekretærbistand til KUs bestyrelse, bestyrelsesformand og diverse FORA på KU.
  • Betaling af regninger og varetagelse af andre økonomiopgaver.
  • Opdatering af vores del af Universitets hjemmeside og af intranettet.
  • Overblik over vores it-udstyr, telefoner og andet elektronisk udstyr.
Vi forventer, at du

  • Er imødekommende og serviceminded og har glæde ved at hjælpe kolleger.
  • har en relevant uddannelse inden for handel og kontor
  • har erfaring med administration, regnskab og forvaltning
  • er velbevandret i Office-pakken og har arbejdet med databaser på brugerniveau
  • Er forudseende og struktureret af natur, så både små og store opgaver bliver fulgt til dørs.
  • Kan fungere i en hverdag, hvor du nogle gange må smide det, du har i hænderne.
Det er en fordel, at du har erfaring fra offentlig ansættelse og herunder erfaring med ESDH-systemer (gerne Workzone) og personaleadministrative systemer.

Stillingen vil have et varierende, spændende og udviklende opgaveindhold med stor mulighed for medindflydelse, ansvar og direkte kontakt til mange kolleger og fordrer evner til at skabe sammenhæng på tværs af afdelingen.

Vi værdsætter, at du har en positiv tilgang til udfordringerne og trives i et miljø med højt til loftet, humor og en uformel omgangstone. Du refererer til sektionschef for jura og forkontor, Tine Roslev Brøchner, men er et selvstændigt omdrejningspunkt for hele afdelingen og har flere snitflader til resten af universitetet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Der er tale om en stilling på 37 timer pr. uge. Ansættelse sker som udgangspunkt i henhold til fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftalen for HK/Stat, løngruppe 3, sats 2, med mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Spørgsmål om stillingen kan rettes til Tine Roslev Brøchner på tlf. 35326497.

Ansøgningsfrist
Vi skal modtage din ansøgning online senest mandag den 18. januar 2021. Du finder opslaget på www.jobportal.ku.dk under Administrative & Forskningsunderstøttende stillinger – Administration, IT og service. Ansøgningen sendes elektronisk ved at åbne linket ”Søg stillingen” i stillingsopslaget. Udfyld ansøgningsformularen og vedhæft ansøgning og CV. Vi afholder ansættelsessamtaler i uge 3.

Om os
Rektorsekretariatet er placeret i Københavns Universitets Fællesadministration og har et tæt samarbejde med Fællesadministrationens øvrige afdelinger og universitetets fakulteter om betjening og rådgivning af universitetets øverste ledelse. Rektorsekretariatet ledes af vicedirektør Søren Nedergaard og består af ca. 23 fuldtidsmedarbejdere og 2 studentermedhjælpere. Sekretariatet er inddelt i to sektioner: Jura & Forkontor og Policy & Fora. Sektionen for Jura & Forkontor ledes af sektionschef Tine Brøchner.

Universitetet er i omfattende udvikling styringsmæssigt, politisk, økonomisk og organisatorisk, og sekretariatet skal bl.a. sikre, at rektoratet sikkert og på et solidt forvaltningsmæssigt grundlag kan lede universitetet i forandringerne.

Du kan læse mere om Rektorsekretariatet på https://om.ku.dk/organisation/administration/rektorsekretariatet/


Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.

Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.