Bemærk at denne jobannonce er udløbet!
Annoncen er udløbet, og stillingen kan ikke længere søges. Opslaget vises udelukkende som reference

Institutsekretær til Økonomisk Institut ved Copenhagen Business School (CBS)

Økonomisk Institut (ECON) udfører forskning, undervisning og formidling på højt internationalt niveau inden for alle områder af økonomi, dvs. mikroøkonomi, makroøkonomi og kvantitative metoder. ECON er især aktiv inden for virksomhedsrelateret forskning og inkluderer tre forskningscentre: Center for Pensionsøkonomi (PeRCent), Center for Innovation, og Copenhagen School of Energy Infrastructure. Vi tilbyder uddannelse af høj kvalitet inden for et stort antal fuldtids- og deltidsprogrammer, herunder et struktureret ph.d.-program. Instituttets administration understøtter professionelt opgaver relateret til forskere og administrative kolleger på instituttet og CBS samt gæster og samarbejdspartnere.

Arbejdsopgaver i stillingen
Overordnet er stillingen en administrativ servicefunktion som institutsekretær, og du varetager instituttets reception. Det betyder, at dine vigtigste opgaver er at være instituttets ansigt udadtil og at yde service i forhold til danske og internationale forskere og gæster samt administrative kolleger på CBS og eksterne leverandører. Hovedopgaverne i jobbet vil for nuværende især være:

  • Reception: Varetagelse af rollen som instituttets receptionist for danske og internationale videnskabelige kolleger og gæster samt administrative kolleger på CBS og eksterne leverandører.
  • Lokaler og faciliteter: Være ansvarlig for, at alle instituttets fysiske områder er ryddelige, og at alle maskiner serviceres.
  • Logistik: Varetagelse af logistiske opgaver, fx elektronisk dokumentation, indkøb, rejser, IT, møder og seminarer.
  • Økonomi: Håndtering af det daglige faktura- og rejseflow samt andre ad hoc understøttende finansielle opgaver.
  • HR: Varetagelse af administrative opgaver ved rekruttering og ophør af ansættelse. I instituttets sekretariat indgår også en eller flere studentermedhjælpere. Det er en del af arbejdsopgaverne at instruere administrative studentermedarbejdere i at udføre opgaver under dit opsyn.
  • Kommunikation: Bidrage til arbejdet med instituttets interne og eksterne kommunikation.
  • Ad hoc: Du indgår i instituttets generelle administration. Stillingen indebærer en række uforudsigelige ad hoc opgaver i din dagligdag. Du kan derfor ikke regne med altid at kunne planlægge arbejdsdag. Ad hoc opgaverne involverer også praktiske opgaver. CBS er en organisation i løbende udvikling, og derfor lægges der også vægt på, at du er indstillet på, at nogle arbejdsopgaver vil ændre sig over tid.

Krav til erfaring/kvalifikationer og personlige kompetencer
Jobbet er en bred, alsidig og afvekslende servicefunktion, og ofte er din dagligdag uforudsigelig. Med din placering i instituttets reception vil du være et knudepunkt for danske og udenlandske videnskabelige kolleger og gæster samt for administrative kolleger på tværs af CBS og eksterne leverandører. Derfor skal du have lyst til og flair for at:
  • Varetage instituttets reception og være knudepunkt for danske og internationale kolleger og gæster samt administrative kolleger på CBS og eksterne og leverandører.
  • Yde service til kolleger, gæster og leverandører.
  • Arbejde med generel administration, som indebærer en bred vifte af praktiske opgaver, logistik, IT-systemer og -processer, Microsoft office, HR, økonomi og kommunikation.
  • Instruere og have opsyn med en studentermedhjælper.
  • Beherske dansk og engelsk i skrift og tale. Dansk og engelsk er arbejdssprog, og vi lægger vægt på kvalifikationer i forhold til ”anvendt sprog” i praksis.
  • Arbejde med administration i et universitetsmiljø.
  • Håndtere mange forskellige opgaver i en hverdag, som ofte udvikler sig anderledes, end du havde tænkt.
  • Være en del af et lille sekretariat med få medarbejdere, men med en stor berøringsflade til videnskabelige medarbejdere, administrative kolleger på tværs af CBS samt gæster og samarbejdspartnere.
  • Skabe en professionel atmosfære med fokus på kvalitet og orden.
  • Skabe overblik og arbejde med detaljer.

Vi tilbyder
Vi tilbyder en travl og god hverdag på en levende internationalt orienteret arbejdsplads. Vi værner om en kultur præget af gensidig respekt, sparring, nytænkning, fleksibilitet samt en konstruktiv tilgang til opgaverne og hinanden. Du skal være opmærksom på, at stillingen indebærer nogle få rejsedage om året af et par dages varighed, herunder også muligvis flyrejser.

Løn og ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker efter gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlig Ansattes Organisationer (herunder HK) og Organisationsaftale for kontorfunktionærer i statens tjeneste. Stillingen er indplaceret i løngruppe 3.1. Der vil ved ansættelsen være mulighed for forhandling af personlige tillæg. Arbejdstiden vil som udgangspunkt være 32 timer ugentligt.

Stillingen ønskes besat pr. 1. oktober 2020 eller snarest derefter.

Yderligere oplysninger
Hvis du vil vide mere om stillingens indhold, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Torben Timmermann, telefon 4185 2265, e-mail tt.eco@cbs.dk. Alle henvendelser behandles fortroligt.

Ansøgningsfrist
Ansøgningsfristen er 3. august 2020. Samtaler afholdes snarest herefter.

Din ansøgning
Du søger stillingen online ved at åbne linket "søg online", hvor du udfylder ansøgningsformularen på dansk samt vedhæfter ansøgning med oplysninger om tidligere beskæftigelse og anden relevant erfaring. Vi ønsker tillige, at du separat vedlægger CV og evt. eksamenspapirer. En del af samtalerne foregår på engelsk.

Ansøgningsfrist: 03-08-2020

CBS er et unikt erhvervsuniversitet med en høj andel af udenlandske ansatte og studerende. CBS har ca. 630 undervisnings- og forskningsårsværk, 200 ph.d.-studerende og 680 administrative årsværk. Ca. 21.500 studerende er fordelt på bachelor-, kandidat-, MBA/EMBA-, ph.d.- og Executive-programmer, der udbydes på dansk og engelsk. Vores videnskabelige medarbejdere tæller internationale eksperter inden for de klassiske forretningsdiscipliner, men også i filosofi, historie, psykologi, sociologi, jura, politik, informationssystemer, kultur og sprog.

 


Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.

Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.