Bemærk at denne jobannonce er udløbet!
Ansøgningsfristen for jobannoncen er overskredet, og stillingen kan ikke længere søges. Opslaget vises udelukkende som reference

Sekretærer søges til studiestøtteenhed på Københavns Universitet

Har du lyst til være ansigtet udadtil og administrativ blæksprutte indadtil i KU’s studiestøtteenhed? Vi har brug for to dygtige sekretærer til at administrere KU’s studiestøtte, jf. lovgivningen om Specialpædagogisk Støtte (SPS).

Enhedens opgaver og ansvar
KU søger p.t. om at blive leverandør af studiestøtte til universitetets studerende som led i udbuddet af specialpædagogisk støtte for studerende med psykiske eller neurologiske funktionsnedsættelser. Vinder KU udbuddet, vil KU være leverandør af studiestøtte fra 1. januar 2021. Derfor forbereder vi oprettelsen af en studiestøtteenhed, der skal fungere som leverandør af studiestøtte.

Den nye enhed skal levere afklarings- og studiestøtteforløb med eller uden forløb med studiementorer og faglige støttelærere til ca. 650 studerende med psykiske eller neurologiske funktionsnedsættelser. Du og din kollega skal bidrage til, at jeres studiestøttevejledningskolleger kan levere studiestøtten til de studerende. Enheden har også ansvaret for rekruttering, ansættelse, aflønning og opkvalificering af de 100-200 studiementorer, som vi forventer tilknyttes enheden, og som du vil få stor kontakt til.


Sekretæropgaven
Som sekretær bliver I støtteenhedens stemme og ansigt udadtil. I vil ofte være de personer, som har den indledende kontakt med de studerende, vores leverandører og samarbejdspartnere på fakulteterne, så I får daglig kontakt med mange mennesker. Samtidig har I en vigtig opgave med at være dem, der får enheden til at hænge sammen på de indre linjer både administrativt og praktisk. I vil få en travl og varieret arbejdsdag, som vil kræve gode prioriteringsevner. I skal også være i stand til at uddelegere og stå for den daglige prioriting og kvalitetssikring af to studentermedhjælperes opgaver.

Da sektionen er nyetableret, er det vigtigt, at I har en vis pionerånd. I skal trives med at starte i en stilling, hvor der i de første måneder er mange opgaver, arbejdsprocesser og strukturer, der skal udvikles og aftales. I vil spille en central rolle i dette arbejde, og der er derfor god mulighed for at være med til at udforme og præge rammerne for arbejdsdagen.


Vi forventer, at jeres primære opgaver i varierende omfang bliver at

  • Besvare henvendelser på mail og telefon
  • Være superbruger i enhedens administrative systemer og sikring af god administrativ praksis i enheden, fx
  • oprettelse af sag på de enkelte studerende og klargøre relevante dokumenter vedr. de studerende til enhedens studiestøttevejledere
  • understøttelse af enhedens studiestøttevejledere i journalisering af rapporter og andre dokumenter i relation til de studerendes sager
  • Varetage sektionens regnskabsmæssige opgaver i tæt kontakte med KU’s regnskabscenter
  • Have ansvar for enhedens studentermedhjælpere og yde support til sektionschefen
  • Samarbejde og faglig sparring med SPS-administrationen i Uddannelser & Studerende (US), om fx sagsgange og konkrete sager
  • Forestå praktiske opgaver i relation til enhedens studiementorer, lokalebooking, praktisk mødeforberedelse, mødereferater osv.
  • Skabe netværk til andre studieadministrative medarbejdere i US, på KU og de øvrige danske universiteter.
Den konkrete opgavefordeling mellem de to sekretærer vil bero på kompetencer og erfaringer, under hensyntagen til den daglige drift, og hvem der ansættes. Du er derfor velkommen til at søge stillingerne både som relativt nyuddannet og som meget erfaren.

Vi lægger vægt på følgende faglige kvalifikationer

  • En kontoruddannelse suppleret med mindst et par års erhvervserfaring, gerne fra ansættelse på et universitet
  • Viden om og erfaring med studerende med funktionsnedsættelser (ikke et absolut krav)
  • Kendskab til relevant lovgivning på området, fx Forvaltningsloven og Dataforordningen og erfaring med at håndtere personfølsomme oplysninger og overholde tavshedspligt
  • Erfaring med brugerfokuseret kundekontakt og -betjening, både på telefon og mail
  • Gode mundtlige og skriftlige formidlingsevner på dansk og engelsk
  • Evne til at skabe overblik og prioritere opgaver i en drifttung hverdag, både personligt og for studentermedhjælperne
  • Fortrolighed med budget- og regnskabsopgaver og gerne superbruger af regnskabssystemerne IndFak2 og Navision eller tilsvarende
  • Stor rutine i Officepakken og erfaring med at arbejde i mange administrative systemer, at navigere på mange forskellige digitale platforme og sætte sig ind i nye systemer
  • God organisationsforståelse og erfaring med at begå sig i en kompleks, politisk ledet organisation og evt. kendskab til KU, fx via ansættelse på et fakultet, et institut eller i Fællesadministrationen.
Vi lægger vægt på følgende personlige kvalifikationer

  • en venlig, empatisk og imødekommende facon
  • Evne til at arbejde struktureret og væreselvkørende og ansvarsfuld
  • Gode samarbejdsevner og proaktivitet ift. stillingens behov og enhedens samarbejdsparter
  • Evne til at trives i en varieret hverdag med flere opgaver i gang på samme tid samtidig med mønstring af den rette tålmodighed, hvis andre ikke handler lige så hurtigt som dig
  • God menneskekundskab og livserfaring, der gør dig i stand til at møde andre mennesker fordomsfrit og respektfuldt
Om os
Studiestøtteenheden vil være en ny sektion i Uddannelser & Studerende (US) og udgør en del af KU's fællesadministration. Du får reference til sektionschefen i studiestøtteenheden. I US er der cirka 100 medarbejdere.

Dit arbejdssted bliver Nørregade/Frue Plads i det centrale København, hvor US holder til i smukke, historiske bygninger, hvor vi primært sidder i storrumskontorer. Se mere på us.ku.dk.
Der kan forventes møder rundt omkring i København på KUs forskellige campusområder.

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sektionschef Ursula Baumgarten på ursula.baumgarten@adm.ku.dk (telefon 9351 4510) eller projektleder Anita Kildebæk Nielsen på anita@adm.ku.dk (telefon 2349 9004).


Løn- og ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker i henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og HK Stat med indplacering i løngruppe 3 sats 1 eller løngruppe 3 sats 2 med mulighed for tillæg efter kvalifikationer. Stillingen er fastansættelse på 37 timer pr. uge. Tiltrædelse snarest muligt og senest 1. december 2020. Støtteenheden skal være i drift pr. 1. janur 2021.

Vi holder 1. samtaler uge 40/41 og 2. samtaler uge 43.

Vi gør opmærksom på, at ansættelsen sker under forudsætning af, at KU bliver leverandør. Dette afgøres inden anden samtalerunde. Hvis KU ikke bliver leverandør, oprettes studiestøtteenheden og stillingerne ikke.


Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, skal du sende en ansøgning med CV og andre relevante dokumenter online via jobportalen. Søg stillingen via 'SØG JOB' senest 20. september.

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.


Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.

Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.