Bemærk at denne jobannonce er udløbet!
Annoncen er udløbet, og stillingen kan ikke længere søges. Opslaget vises udelukkende som reference

Sekretariatsmedarbejder

Ved Biologisk Institut, Syddansk Universitet i Odense, er en stilling som sekretariatsmedarbejder (37 timer om ugen – nedsat tid vil være muligt) ledig til besættelse hurtigst muligt i 1 år og med efterfølgende mulighed for fastansættelse.

Vi søger en selvstændig, energisk og ansvarsbevidst person, som har lyst til at indgå i et dynamisk, serviceminded og travlt team. Du vil have særligt ansvar for ph.d.-området, men vil også skulle varetage udvalgte HR- og kommunikationsopgaver samt tage del i den daglige drift på sekretariatet.

Du vil indgå i instituttets sekretariat, som består af i alt 8 medarbejdere, som beskæftiger sig med administrative institutopgaver vedrørende HR, ph.d.-studerende, undervisning, outreach, forskningsadministration og økonomi. Instituttets forskning er opdelt i 5 forskningsgrupper, og der er i alt ca. 135 personer ansat, hvoraf omtrent halvdelen er internationale, fordelt på forskere, teknisk administrativt personale og ph.d.-studerende.


Dine arbejdsopgaver vil bl.a. være:

  • Varetage instituttets ph.d.-administration i samarbejde med fakultetets ph.d.-administration herunder:
    • Opslag af stillinger, ansættelse og indskrivning
    • Kursusregistrering
    • Undervisningsregistrering
    • Miljøskifte
    • Planlægning af ph.d.-forsvar
    • Planlægning af ph.d.-møder (inkl. referatskrivning)
    • Bidrag til udvikling af området i samarbejde med instituttets ph.d.-udvalg 
  • HR-opgaver herunder:
    • Fraværshåndtering af ferie og særlig ferie
    • Ansættelse af studentermedhjælpere og håndtering af TimeSheet
    • Andre HR-relaterede opgaver som f.eks. planlægning af MUS-samtaler
    • Oprettelse af nye ansatte i diverse HR-systemer 
  • Kommunikation herunder:
    • Udarbejdelse af instituttets ugentlige nyhedsbrev
    • Vedligeholdelse af SDUnet (intranet) og instituttets hjemmesider i samarbejde med webredaktører 
  • Diverse forefaldende sekretariatsopgaver

Vores forventninger til dig: 

  • Du har en relevant uddannelse og administrativ erfaring (ikke nødvendigvis indenfor ovennævnte områder)
  • Du er en stærk IT-bruger og kan let omstille dig til nye systemer
  • Du kan både arbejde selvstændigt og i teams, og du er fleksibel i din opgaveløsning
  • Du er udadvendt, serviceminded og ansvarsbevidst
  • Du evner at bevare overblikket og det gode humør i pressede situationer og kan have mange bolde i luften på en gang
  • Du behersker dansk og engelsk i skrift og tale

 Vi kan tilbyde: 

  • Et nærværende, inspirerende, dynamisk og internationalt arbejdsmiljø på et institut, som beskæftiger sig med en bred vifte af spændende faglige områder – se mere her: https://www.sdu.dk/da/om_sdu/institutter_centre/i_biologi
  • Grundig sidemandsoplæring og god on-boarding
  • Mulighed for godt samarbejde på tværs af institutterne og med fakultetet
  • Selvstændig opgaveløsning
  • Flekstid


Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte institutsekretær Lone Nørgaard Bruun på telefon 29802623. 

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT.

Ansøgningen skal sendes elektronisk via linket "Ansøg online".

Vedhæftede filer skal være i Adobe PDF eller Word format.
 
Hvert felt i ansøgningsskemaet kan kun indeholde én fil af max. 10 Mb.
 
Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.


Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.

Mere af samme slags?

Modtag jobannoncer der minder om dette job i din indbakke.




Når du tilmelder dig accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.