Administrativ medarbejder

Er du skarp til IT, processer og administration, og har du lyst til at arbejde med fantastiske bygninger og skønne kolleger?

Du kommer til at sidde i centrum for en travl og engageret afdeling, der arbejder med at holde bygninger som Den Sorte Diamant i drift for de mange medarbejdere og gæster, der hver dag besøger Det Kgl. Biblioteks i alt 31 adresser.

Arbejdsopgaver

Som administrativ medarbejder vil du få en alsidig hverdag med mange forskelligartede arbejdsopgaver inden for følgende ansvarsområder:

• Fakturahåndtering samt controlling af indgående fakturaer
• Budgetopfølgning
• Udarbejdelse af udgående fakturaer
• Ledelsesrapportering
• Bidrage til optimering af forretningsprocesser, kontroller og forretningsgange
• Brug af journalsystemer
• Redaktør for afdelingens site på bibliotekets intranet
• Supporte afdelingens ledere med administrative opgaver herunder back-up på FM
• Administrator på afdelingens projekt- og porteføljestyringssystem

Om dig
Vi forestiller os, at du:

• er kontoruddannet med særligt kendskab til økonomi og regnskab.
• har erfaring med fakturahåndtering og måske endda kendskab til statens økonomisystemer.

Vi forventer endvidere, at du har erfaring med administrative opgaver i bred forstand og er rutineret i brug af Office-pakken, især Word og Excel.

Som person er du selvstændig og ansvarsfuld samt tager ejerskab for dine arbejdsopgaver. Du evner at prioritere forskelligartede opgaver og trives med både rutineprægede og komplekse arbejdsopgaver. Du arbejder selvstændigt, struktureret, har styr på detaljerne og er ikke bange for at give kollegerne i afdelingen hjælp med småopgaver af og til.

Da du får en central rolle som administrator i afdelingens projekt- og porteføljestyringssystem lægger vi vægt på, at du er systematisk med flair for IT.

Som det naturlige samlingspunkt på afdelingens kontor i København er du åben og empatisk.

Afdelingen
Stillingen er i afdelingen Bygningsdrift, hvor vi er 17 kolleger fordelt mellem Aarhus og København. Vi sørger for drift og vedligehold af alle vores bygninger på i alt ca. 160.000 m² i København og Aarhus. Dit arbejdssted bliver i bygningen bag Den Sorte Diamant, hvor du på kontoret bliver omgivet af 11 dygtige kolleger med forskellige faglige baggrunde. Vi er både teknikere, der forestår drift og vedligehold af bygningerne og alle tekniske installationer samt projektledere, der gennemfører om- og tilbygninger samt indretning og Facility Management.

Der vil af og til være 1-dags tjenesterejser til vores afdeling i Aarhus.

Løn- og ansættelsesvilkår
Du ansættes i henhold til fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisation samt organisationsaftale mellem Skatteministeriet og HK/STAT med mulighed for forhandling af et personligt tillæg afhængig af kvalifikationer og erfaring.

Vi lægger vægt på balance mellem arbejdsliv og fritid, og du har mulighed for fleksibel arbejdstid. Ansættelsen er på 37 timer ugentligt inklusiv frokostpause.

Ansættelsessted er Det Kgl. Bibliotek, Den Sorte Diamant, Søren Kierkegaards Pl. 1, 1221 København.

Praktiske oplysninger
Stillingen kan kun søges elektronisk via linket ”søg stillingen”. Vedlæg din ansøgning, CV og eventuelle anbefalinger.

Ansøgningen skal være modtaget senest d. 4 april 2024.

Vi forventer at holde samtaler d. 8 april 2024.

Der vil forud for ansættelsen blive indhentet offentlig straffeattest.

Yderligere oplysninger om jobbet kan fås ved henvendelse til Afdelingsleder Leslie Brandt Kristensen på mail: [email protected] eller tlf. 9132 4344.

Ved eventuelle tekniske problemer, kontakt venligst HR Manager Talent Solutions Support på tlf. 7244 0644.

Vi glæder os til at modtage din ansøgning.

Alle interesserede uanset alder, køn, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge.