Administrative sagsbehandlere til Familierådgivningen

Har du smil i stemmen og glimt i øjet - og brænder du for at administrere, systematisere og strukturere - så er det netop dig, vi mangler, i Familierådgivningens sekretariat. 

Da en af vores dygtige administrative sagsbehandlere har fået tilbudt sit drømmejob, og da vi samtidig står overfor nytænkning af vores organisering, har vi brug for nye medarbejdere snarest muligt eller senest pr. 1. juni 2024. 
Stillingerne er faste og på 37 timer/uge. 

Lidt om os
Familierådgivningen er organiseret i Social og Sundhed under Børn og Unge og varetager alle myndighedsopgaver i forhold til børn og unge i alderen 0-18 år (23 år).

Vi ønsker at sikre, at børn og familier får en relevant hjælp så hurtigt som muligt. Vi har derfor en central visitation af underretninger i vores Modtagelse, hvor børne- og ungerådgivere foretager første screening af sager, der indgår i Familierådgivningen. 
Vores bagland består af børne- og ungerådgivere som er opdelt i tre teams, Børn, Unge og Handicap. Herudover har vi et lederteam og et administrativt team. 

Vi søger to nye kollegaer i vores sekretariat, som består af et stærkt administrativt team med fem administrative sagsbehandlere og en faglig koordinator. Vi er hver især specialiseret inden for hver vores administrative område, hvor vi har et tæt fagfagligt samarbejde og også er back-up for hinanden.

Vi er en attraktiv, moderne og digital arbejdsplads og har fysisk placering på Rådhuset i Haderslev. Vi arbejder efter et princip om at være fleksible og papirløse. Det betyder, at du vil få bærbar computer og smartphone stillet til rådighed. Du vil således kunne planlægge din arbejdsdag fleksibelt og med mulighed for at arbejde hjemmefra. 

Stillingerne vi søger nye kollegaer til, er hhv. en stilling til vores familieplejeområde og en stilling som administrativ understøttelse af vores faglige ledere og herunder de administrative opgaver, der relaterer til den daglige drift for vores børneteam, ungeteam og handicapteam samt ikke mindst understøttelse i forbindelse med implementeringen af vores nye lovgivning, Barnets Lov.

Lidt om de opgaver som primært relaterer til stillingen på familieplejeområdet: 

• Overordnet administration i forhold til plejefamilier og aflastningsfamilier, herunder udarbejdelse af kontrakter, indhentelse af børne- og straffeattester, godkendelse af kørsel, ajourføring i DUBU med indsatser og udbetaling af udlæg
• Være en del af honoreringsudvalget som fastsætter honoreringen af plejeopgaver, hvor dine opgaver vil være af administrativ karakter for dette udvalg
• Være tovholder på håndbøger og nyhedsbreve til plejefamilier og aflastningsfamilier
• Journalisering af post fra vores fællespostkasse, samt journalisering af øvrig dokumentation
• Fysisk og telefonisk borgerbetjening via Skrankesystem og CallCenter
• Udarbejde, udvikle og kvalitetssikre skabeloner, procedureskrivelser og kontrakter inden for familieplejeområdet
• Administration i følgende systemer: DUBU, Outlook, Acadre, SAPA, KY, Silkeborg Data, Prisme365 og andre systemer.

Lidt om de opgaver der relaterer til stillingen som understøttelse af de faglige ledere og den daglig drift:

• Administrativ understøttelse af 3 faglige ledere i forhold til kalenderstyring og mødeplanlægning samt forberedelse af materiale og udarbejde oplæg til møder samt understøttelse af implementering og daglig drift i forhold til Barnets Lov m.m.
• Journalisering af post fra vores fællespostkasse samt journalisering af øvrig dokumentation
• Understøtte i forhold til sygemeldinger, herunder aflyse møder og planlægge nye møder for ledelsen og børne- og ungerådgivere
• Udarbejde diverse vagtplaner herunder sygevagt og rådighedsvagt m.fl.
• Planlægge teammøder, sagsgennemgang, MUS, ledelsesstilsyn, møder med borgere og bestilling af forplejning
• Fysisk og telefonisk borgerbetjening via Skrankesystem og CallCenter
• Skrive notater, udarbejde dagsordener og referater fra møder samt journalisere disse i sagerne
• Udarbejde, udvikle og kvalitetssikre skabeloner, procedureskrivelser og sagsgange samt sørge for at de altid er opdateret i alle fagsystemer
• Back-up på opgaver vedr. HR, børne- og ungeudvalg og aktindsigter
• Administration i følgende systemer: DUBU, Outlook, Acadre, SAPA, KY, Silkeborg Data, Prisme365 og andre systemer.

Lidt om hvad vi kunne ønske os:

• Du har en kontoruddannelse inden for offentlig administration eller en administrationsbacheloruddannelse samt gerne erfaring fra en lignende stilling i den offentlige sektor eller fra en del af en større organisation
• Du er udviklingsorienteret og samtidig en 'afslutter', der kan understøtte en sikker og stabil daglig drift
• Du er en god kommunikator – både skriftligt og mundtlig
• Du har et godt overblik og sans for detaljer
• Du er god til at holde hovedet koldt selv i pressede situationer
• Du er ikke bange for at påtage dig et ansvar og går gerne forrest i udviklingen
• Du er fleksibel, opsøgende og byder aktivt ind i forhold til at hjælpe dine kollegaer med opgaver på tværs af afdelingen/organisationen
• Du arbejder systematisk, samarbejdsorienteret og er hurtig til at danne dig et overblik
• Du har forståelse for, at du vil få din primære opgaveportefølje, men også vil være en del af sekretariatets administrative team, hvor opgaver ud over dine primære også kan gives til dig, hvis du har kompetencerne til at udføre dem. 

For begge stillinger gør det sig gældende, at dine søde kollegaer og faglige koordinator sammen vil introducere dig i de ovenstående opgaver, da det naturligvis ikke forventes, at du kan det hele fra starten. Der vil blive lavet et introprogram til dig, hvor der vil være planlagt sidemandsoplæring på de fleste af opgaverne, ligesom der på enkelte områder er udarbejdet vejledninger til hvordan opgaverne håndteres.  

Hvis du tænker, at det lige er dig, vi søger, så glæder vi os til at læse din ansøgning.

Vær opmærksom på at skrive i din ansøgning om du har interesse for begge stillinger, eller hvilken en af stillingerne du ønsker at komme i betragtning til. 

Yderligere oplysninger
Du er velkommen til at kontakte faglig koordinator Sanne Kling Larsen på telefon 23 99 30 69, hvis du har brug for at vide mere om stillingen.

Løn- og ansættelsesvilkår forhandles individuelt med udgangspunkt i gældende overenskomst og principperne i Ny løn. Ansættelsen er betinget af, at der kan indhentes ren børneattest samt en straffeattest uden anmærkninger af betydning for varetagelse af jobbet. 

Ansøgning
Send din ansøgning, CV og bilag via ansøgningsknappen senest den 17. april 2024.

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler den 25. april 2024.

Det må derfor forventes, at indkaldes du til en samtale, vil dette ske hurtigst muligt efter ansøgningsfristens udløb og således med forholdsvist kort varsel.

Haderslev Kommune
Vi understøtter borgernes liv fra de bliver født til de skal her fra. Vi udvikler foreningslivet i samarbejde med de frivillige. Vi skaber rammerne for, at virksomhederne kan udvikle sig. Vi arbejder hver dag for at give de bedste rammer for vækst og velfærd i vores kommune. Derfor er vores ambition, at vi inden 2030 vil have 250 flere i uddannelse, 500 flere indbyggere og 1.000 flere arbejdspladser i Haderslev Kommune.
Alt det kan du blive en del af med et job hos os i Haderslev Kommune.