Erhvervsministeriets departement søger struktureret administrativ medarbejder/ medaljesekretær

Er du struktureret, systematisk og har blik for detaljerne? Trives du med at arbejde selvstændigt med faste opgaver og have ansvar? Kan du yde høj service og sikre kontinuitet, stabilitet og fremdrift i vigtige processer? Så kan det være dig, vi står og mangler til en nyoprettet deltidsstilling som ”medaljesekretær” i departementet.

Om jobbet
Vi leder lige nu efter en dygtig, struktureret administrativ medarbejder/sekretær, der har lyst til at hjælpe med at få løftet en række vigtige opgaver for departementet i relation til Kongehuset og vores interne journalisering. Stillingen er målrettet faste kerneopgaver, hvor fokus er på at få oparbejdet rutine med afviklingen af centrale sagsgange.

De primære arbejdsopgaver vil være:

• Medaljesekretær. Departementet står for indstilling af offentligt og privat ansatte medarbejdere til hhv. den Kongelige Fortjenstmedalje og den Kongelige Belønningsmedalje. Medaljerne uddeles for uafbrudt tjeneste i samme ansættelsesforhold i 40 eller 50 år og er en vigtig del af relationen til såvel erhvervslivet som Kongehuset. Som medaljeansvarlig skal du i samarbejde med en af vores direktionssekretærer stå for sagsbehandlingen af de mange indstillinger, departementet modtager fra omverdenen. Du vil skulle varetage kontakt både til virksomheder, indstillede og til Kongehuset ifm. afklaring af spørgsmål om medaljeprocessen.
• Journaliseringsansvarlig for klassificerede dokumenter. Departementet modtager og behandler løbende en række dokumenter, der er klassificerede pga. sikkerhed. Du vil skulle sikre, at disse journaliseres og fordeles korrekt, samt at der løbende er fokus på området for dokumentsikkerhed. Du vil til varetagelsen af denne opgave skulle kunne sikkerhedsgodkendes til klassifikationsgraden Hemmeligt.

I det omfang de primære opgaver giver plads til det, vil du naturligt også gerne skulle bistå direktionssekretærteamet med ad hoc opgaver, fx:

• støtte op om direktionssekretærernes arbejde, f.eks. kalenderstyring, lettere sagsbehandling og fakturahåndtering
• hjælpe med at holde styr på hovedpostkassen, forplejningsbestillinger og hente gæster

Da vi lægger vægt på dagligt nærvær og service i funktionen, kræver stillingen som udgangspunkt fysisk tilstedeværelse på arbejdspladsen.

Om dig

Vi ser gerne, at du har nogle års erfaring fra en lignende administrativ stilling eller sekretærfunktion. Du kan med de rette personlige forudsætninger også være nyuddannet kontorelev. Vi skal nok sørge for at klæde dig godt på at løfte opgaverne, men det er vigtigt at du:

• er klar på at tage del i at bygge en ny stilling op
• er serviceminded og imødekommende
• kan lide at arbejde selvstændigt, med et område du vil have en stor del af det daglige ansvar for
• trives i en stilling, hvor de faste opgaver er ensartede og kræver kontinuerligt fokus på detaljer og deadlines
• kan lide at prøve nye ting og har en proaktiv tilgang til dine opgaver

Erfaring med ESDH-systemet F2 er en fordel - men ikke et krav.

Om teamet

Du bliver en del af et team bestående af fem direktionssekretærer og to kontorelever. Teamet hører under kontoret for IT & Service i Erhvervsministeriets Koncerncenter.

Vi har fokus på at skabe en velfungerende arbejdsplads, og vi har en uformel og humoristisk omgangstone.

Vi har en velfungerende personaleforening, fitnessfaciliteter, kantine, massageordning og flere både tværgående og interne sociale arrangementer.

Om ansættelsen
Stillingen er på 30 timer ugentligt og du ansættes efter overenskomsten mellem HK/Stat og Finansministeriet.

Ansøgere skal kunne opnå den nødvendige sikkerhedsgodkendelse samt kunne opretholde denne under hele ansættelsesforholdet.

Er du interesseret?
Søg stillingen på https://em.dk/job-og-karriere/ledige-stillinger/ senest d. 17.april 2024. Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Kim Rosner Pedersen på [email protected] eller 91337024. 

Vi afholder første og anden samtaler i uge 17, og vi forventer at kunne besætte stillingen med start til 1.juni 2024. Vi benytter personligheds- og logiktest ifm. 2. samtalerne.

I Erhvervsministeriet tror vi på, at et inkluderende, mangfoldigt arbejdsmiljø styrker opgaveløsningen. Vi ønsker en medarbejdersammensætning, der afspejler det omgivende samfund og lige muligheder for alle vores jobansøgere. Vi opfordrer alle til at søge stillingen uanset alder, køn, handicap, seksualitet, religion eller etnisk tilhørsforhold.

Vi glæder os til at høre fra dig.

Hvordan er det at arbejde i Erhvervsministeriets departement?

I departementet ønsker vi at skabe gode og konkurrencedygtige rammebetingelser, så dansk erhvervsliv også i fremtiden er i stand til at skabe solid vækst og velstand. Vi vil medvirke til at gøre det attraktivt at investere og udvikle virksomhed i Danmark. På en bred vifte af ressortområder - fra boligfinansiering og forbrugerforhold til life science og den teknologiske udvikling af erhvervslivet samt rammevilkår for finansielle virksomheder - er vi med fra de første diskussioner om nye initiativer og lovforslag til udviklingen og eksekveringen af dem.

Vi er 200 ambitiøse og engagerede medarbejdere, men vores netværk og kontaktflade rækker langt uden for Slotsholmen. Vi arbejder tæt sammen med ministeriets syv styrelser og de selvstændige offentlige virksomheder, som vi har ansvar for. Og vi er i dialog med virksomheder, interesseorganisationer, EU og OECD. Vi værdsætter en arbejdsplads med en stejl læringskurve, og vi lægger vægt på faglig nysgerrighed, som skal gøre os i stand til at have blik for fremtidige forretningsmodeller i lyset af den teknologiske og grønne omstilling og den geopolitiske udvikling.