Forsvarsakademiet søger engageret sagsbehandler til indkøbsteam

Er du interesseret i indkøb af serviceydelser, er denne stilling måske noget for dig. Vi leder efter en fagligt dygtig, serviceminded og IT-kyndig kollega til en stilling i vores Indkøbsteam. Du bliver således en del af teamets daglige drift i forbindelse med forvaltning af indkøb af serviceydelser for hele Forsvarsakademiets myndighedsområde.

Om os

Forsvarsakademiet er hele Forsvarets uddannelsesinstitution og varetager alle uddannelser i Forsvaret fra sergent- og akademiuddannelse til Master i Militære Studier. Forsvarsakademiets medarbejdere spænder over forskere, undervisere, studerende og stabsmedarbejdere fordelt på Svanemøllens Kaserne, Frederiksberg Slot, Antvorskov Kaserne, Varde Kaserne, Flyvestation Karup og Flådestation Frederikshavn.
Indkøbsteamet er organisatorisk placeret direkte under chefen for Driftsafdelingen.
Dit faste tjenestested vil være Svanemøllens Kasserne, hvor der er gratis parkering. Vi har en gratis kaffe/the og frugt ordning. Der vil være kompetenceudviklingsmuligheder samt fleksibilitet i tjenesten.

Om stillingen

Du vil blive en del af et engageret indkøbsteam, hvor der er fokus på drift og levering af et højt serviceniveau. Teamet består af 3 medarbejdere og i perioder også en kontorelev. De fleste af teamets opgaver består af service til vores faste medarbejdere, behandling af de mange indkommende anmodninger om indkøb samt administration og efterbehandling af tidligere indkøb.

Som en del af teamet skal du være med til at sikre en stabil støtte til hele Forsvarsakademiet og varetage sagsbehandling på en lang række indkøbsområder. Du vil ligeledes være en del af den løbende udvikling og kvalitetssikring af sags- og ordrebehandlingsområdet.
For at håndtere det store flow af anmodninger, behandlinger og opfølgning af indkøb, har vi over tid udviklet et særdeles effektivt system i form af en Indkøbsportal. Du vil blive en vigtig kollega ved udvikling af denne portal.

Jobbet består bl.a. af følgende:
- Oprettelse, ændring og sletning af rekvisitioner.
- Bogføring og controlling af indkøb.
- Samarbejde med eksterne myndigheder.
- Støtte til Forsvarsakademiets medarbejdere og ledelse i forhold til forvaltningsregler indenfor indkøb.
- Sagsbehandling af indkøb på Forsvarsakademiets interne indkøbsportal.
- Udvikling af indkøb indenfor Forsvarsakademiet.
- Korrekt behandling af fakturaer i Workflow.
- Udsendelse af SD faktura.
- Oprettelse af personlige udlæg.
- Løbende deltagelse i udvikling af Forsvarsakademiets indkøbs- og afregningsområder.
- Støtte og behandling af forfalden administrative opgaver på tværs af organisationen.

Om dig

Vi forestiller os, at du har en relevant indkøbs- eller kontoruddannelse, gerne erfaring fra en lignende stilling, hvor du har arbejdet med indkøb og behandling af fakturaer, og besidder en høj faglighed og selvstændighed. Det er ønskeligt, at du allerede har kendskab til systemet SAP inden for indkøbsområdet. Men har du den rette profil og personlighed samt en solid teoretisk viden om et relevant fagområde, hører vi meget gerne fra dig uanset din erfaring med dette.

Du har gode skriftlige og mundtlige kommunikations- og formidlingsevner på dansk, og formår at kommunikere komplekse informationer til medarbejdere på alle niveauer.

Personligt arbejder du engageret, struktureret, kvalitetsbevidst og tager ansvar og ejerskab for teamets opgaver. Du er motiveret for at udvikle dig selv i et engageret arbejdsmiljø, og du forstår værdien af at bidrage til et godt arbejdsmiljø gennem konstruktiv sparring, frihed under ansvar, åbenhed og nytænkning.

Vi forestiller os, at du trives med en respektfuld, uformel omgangstone. Vores medarbejdere vokser ved videndeling og anerkendende feedback, og vi forestiller os, at du gør det samme. Du trives med at arbejde på tværs af organisationen, er positiv af natur og god til at opbygge og vedligeholde relationer, ikke mindst sociale.
Det vil være en fordel, hvis du har erfaring med journalisering i f.eks. Workzone.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).
Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat i Forsvarsministeriets koncern er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNNG
Vil du høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte leder for Indkøbs teamet, kontorfuldmægtig Louise Lundahl på telefon 7281 7966.

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen herunder ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-sagsbehandler Mia Abildgaard Friis på telefon 7281 9099.

Ansøgningsfristen er den 29. april 2024. Samtaler forventes afholdt umiddelbart efter.

Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte din ansøgning, CV, uddannelsesbevis og relevante bilag. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

FORSVARSAKADEMIET
Forsvarsakademiet (FAK) bidrager til Forsvarets opgaveløsning ved at levere relevante og tidssvarende uddannelser samt forskning og rådgivning til Forsvarets medarbejdere og myndigheder. Dertil støtter FAK koncernen med kursusadministration samt vejledning i pædagogik og digitale læringsformer.
FAK består af tjenestesteder i henholdsvis København, Varde, Karup og Frederikshavn og udbyder grund- og videreuddannelserne, herunder sergent- og officersuddannelser, inkl. sprogofficersuddannelsen, Den Militære Akademiuddannelse samt Master i Militære Studier. Derudover udbyder FAK en lang række efteruddannelser, der bidrager til, at Forsvarets medarbejdere og reserven kan løse deres opgaver effektivt og professionelt gennem hele karrieren.
FAK gennemfører forskning og udvikling inden for de tre militære kerneområder; militære operationer, militær strategi og militær ledelse samt tilknyttede områder som krigshistorie, kulturforståelse og militær teknologi. FAK indgår i samarbejder med både danske og udenlandske forsknings- og uddannelsesinstitutioner og bidrager til udvikling af NATO's doktriner og forskningsprojekter. Vidensproduktionen understøtter uddannelserne, men anvendes og formidles også bredt til gavn for Forsvaret, nationale og internationale samarbejdspartnere samt samfundet som helhed. Læs mere på fak.dk.