Institutkoordinator med stærke kompetencer indenfor administration, kommunikation og økonomistyring søges til Det Kongelige Akademi - Kalundborg

Det Kongelige Akademi – Arkitektur, Design, Konservering søger en institutkoordinator til understøttelse af den daglige leder ved Det Kongelige Akademis nystartede arkitektuddannelse i Kalundborg.

Vi søger en medarbejder, som har interesse for og kompetencer til at supportere forskere, undervisere og studerende på en række administrative områder på vores campus i Kalundborg. Medarbejderen vil gennem tæt samarbejde med den daglige leder, den programansvarlige og instituttets leder indgå centralt i planlægning, administration og kommunikation af projekter, aktiviteter og den daglige drift på campus.

Den rette kandidat trives i et job med stor opgavevariation og kompleksitet i et engageret uddannelses- og forskningsmiljø i en rolle, der er central for en velfungerende campus og for instituttets sammenhængskraft.

Stillingen er til besættelse 1. juni 2024 eller snarest derefter.

Om Campus Kalundborg og Institut for Bygningskunst, By og Landskab

Det Kongelige Akademis nye arkitektuddannelse i Kalundborg hører under Institut for Bygningskunst, By og Landskab. Uddannelsen består aktuelt af bachelorprogrammet By og Land, som blev startet op i efteråret 2023. Fra 2026 kommer der også en kandidatuddannelse i Kalundborg. Når arkitektuddannelsen er fuldt indfaset forventes der at være ca. 150 studerende på Campus Kalundborg.

Uddannelsen og Campus Kalundborg vil de kommende år være under massiv udvikling og der pågår en løbende proces med at finde ud af, hvordan man bedst muligt udvikler og driver en ny uddannelsesenhed i et nyt lokalområde. Uddannelsen og Det Kongelige Akademi er fagligt meget engageret i Kalundborg som by og i de lokale muligheder, som beliggenheden i Kalundborg giver for et åbent, eksperimenterende og nyskabende studie- og forskningsmiljø. Netværksdannelse og samarbejde med byen, øvrige uddannelsesinstitutioner, erhverv og civilsamfund er derfor et vigtigt indsatsområde i den igangværende udvikling og opbygning af uddannelsen.

På nuværende tidspunkt er to administrative medarbejdere og fire undervisere fast tilknyttet Campus Kalundborg. Der foregår et tæt samarbejde med både Det Kongelige Akademis administrative enheder og Institut for Bygningskunst, By og Landskab (IBBL) på Holmen i København. Instituttet består i alt af ca. 60 medarbejdere inkl. Kalundborg, og er organiseret omkring 1 bachelorprogram og 2 kandidatprogrammer på Holmen samt 1 bachelorprogram og på sigt 2 kandidatprogrammer i Kalundborg.

Læs mere om arkitektuddannelsen i Kalundborg: https://kglakademi.dk/om-arkitektuddannelsen-i-kalundborg og om instituttet: https://kglakademi.dk/institut/bygningskunst-landskab/om-instituttet

Om stillingen

Som institutkoordinator vil du have tæt samarbejde med den daglige leder, som du vil assistere i den daglige drift og videreudvikling af den nye campus. Din primære opgave herudover er at yde administrativ support til de øvrige ansatte og de studerende. Du vil også få selvstændige ansvarsområder der knytter sig hertil.

Opgaverne spænder bredt fra administrative ad hoc-opgaver til lokal netværksdannelse til længerevarende projekt- og udviklingsopgaver. Nogle opgaver vil være konsistente og følge arkitektuddannelsens årshjul, mens andre dukker op som følge af fx projekter, eksterne samarbejder eller udviklingstiltag. Du har lyst til og erfaring med både at varetage administrative opgaver, at drive udviklingsprocesser og samtidig at løse dagligdagens praktiske udfordringer.

Vi forventer, at du kan planlægge, strukturere og gennemføre administrative funktioner. Opgaverne – både de faste og de mere ad hoc-prægede – kræver evne til at etablere gode samarbejder og løbende dialog med de øvrige funktioner og de af akademiets administrative enheder, som har base på Holmen i København.

Studieadministrationen har ansvaret for alle processer i forbindelse med de studerendes optag, studieafvikling, eksaminer m.m. Du bliver Studieadministrationens primære kontaktperson og samarbejdspartner i de studieadministrative processer i relation til de studerende i Kalundborg. Også Økonomiafdelingen samt HR & Jura vil du arbejde tæt sammen med, hvorved du er med til at sikre, at instituttets opgaver bliver løst, også i de situationer, hvor det involverer andre kolleger på tværs af akademiets geografiske placeringer.

Det nærmere indhold af arbejdsopgaverne og projekter fastlægges løbende, men du vil kunne forvente følgende arbejdsopgaver og ansvarsområder:

• Bidrage til Campus Kalundborgs og instituttets daglige drift samt strategiske udvikling og økonomistyring, herunder også udarbejdelse og kvalitetssikring af notater, oversigter, præsentationsmateriale og lign. for den daglige leder og i et vist omfang institutleder.
• Projektledelse af mindre udviklingsprojekter på instituttet.
• Bistå med netværksdannelse og facilitering af potentielle samarbejder med erhverv og institutioner i lokalområdet.
• Planlægning, koordinering og afvikling af udstillingsaktiviteter, konferencer og øvrige arrangementer, der udspringer fra campus Kalundborg, fx åbent hus, åbningsudstilling og afgangsudstilling.
• Bistå den daglige leder med intern og ekstern kommunikation i forbindelse med den faglige profilering til omverdenen
• Bistå daglig leder og institutleder inden for økonomi, budget, drift og planlægning i relation til driftsudgifter og evt. også eksternt finansierede forskningsprojekter.
• Bistå daglig leder og institutleder inden for ressorceplanlægning, lønbudgetter, bemandingsplaner og rekruttering.
• Planlægning og understøttelse af interne aktiviteter og processer, herunder også at supportere undervisere og forskere i akademiets administrative processer og it-systemer efter princippet hjælp til selvhjælp.
• Tovholder for studenterrådet på Campus Kalundborg.
• Tovholder i forhold til lokaler, udstyr og faciliter i dialog med campus-medarbejdere, værkstedsmedarbejdere, IT-medarbejdere mfl. hvoraf flere vil være lokaliseret på Holmen.

Arbejdsopgaverne vil være varierede og kan ændre karakter, ligesom andre opgaver kan komme på tale. Kendetegnede for opgaverne er ofte, at de er et led i en samlet proces, der involverer flere aktører og enheder på akademiet, og du vil derfor have en stor kontaktflade i organisationen.

Om dig

Vi forestiller os, at du har erfaring fra en lignende stilling samt en relevant akademisk uddannelse på enten bachelor- eller kandidatniveau.

Du har flair for administration, netværk og samarbejder. Du er struktureret og evner at løfte opgaverne i stillingen selvstændigt og proaktivt. Du er initiativrig og kan lide at sætte ting i gang, men også at gennemføre dem og at følge også rutineprægede opgaver til dørs.

Du trives i et job med høj kompleksitet i et fagligt, engageret uddannelses- og forskningsmiljø, hvor udvikling og innovation præger dagsordenen og hverdagen. Da vi arbejder med kunstneriske og kreative uddannelser, er grundlaget også altid en dagligdag med masser af kreative benspænd og uforudsigelighed.

Du forstår værdien af en god arbejdskultur og sociale fællesskaber. Og du forstår at iscenesætte den gode produktive stemning og høje kvalitet, når mennesker mødes for at samarbejde og udvikle ting sammen.

Vi forestiller os desuden, at du:

• Har gode system- og IT-færdigheder og er særlig skrap til Excel. Erfaring med de statslige systemer IndFak og RejsUd samt Sharepoint vil være en fordel, men ikke et krav.
• Er talstærk og god til at læse og arbejde med budget og regnskab.
• Indgår naturligt med kolleger i samarbejder og bidrager konstruktivt i disse sammenhænge
• Befinder dig godt med at arbejde på tværs af fagligheder
• Har stærke kommunikationsevner, såvel skriftligt som mundtligt
• Taler og skriver engelsk på højt niveau
• Har et godt lokalkendskab til Kalundborg og omegn.

Løn- og ansættelsesvilkår

Stillingen er en varig fuldtidsstilling på 37 timer ugentligt. Stillingen er omfattet af Det Kongelige Akademis flekstidsordning, hvilket giver mulighed for medindflydelse i arbejdstidens tilrettelæggelse.

Ansættelse og aflønning sker som i henhold til gældende overenskomst for akademikere i staten mellem Skatteministeriet og en række AC-organisationer. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg afhængig af dine kompetencer og erfaring.

Ansøgningen

Ansøgning bilagt CV og uddannelsesdiplom skal sendes elektronisk via knappen ”Søg stillingen”, så den er Det Kongelige Akademi i hænde senest den 21. april 2024. Ansøgningsmateriale modtaget efter ansøgningsfristen vil ikke blive taget i betragtning.

Yderligere oplysninger

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til institutleder Katrine Lotz på tlf. 41701689 eller pr. e-mail: [email protected].

Oplysninger om ansøgningsproces og e-rekrutteringssystemet kan fås ved henvendelse til HR-medarbejder Ellen Kruse Jacobsen på tlf. 4170 1539 eller pr. mail [email protected].

Du kan desuden læse mere om Det Kongelige Akademi, arkitektuddannelsen i Kalundborg og Institut for Bygningskunst, By og Landskab på www.kglakademi.dk.

Det Kongelige Akademi er en mangfoldig arbejdsplads, som anser diversitet for at være en styrke. Vi opfordrer derfor alle kvalificerede og interesserede ansøgere til at søge stillingen.

Om Det Kongelige Akademi

Det Kongelige Akademi – Arkitektur, Design, Konservering er et internationalt anerkendt kunstakademi, der uddanner professionelt kreative kandidater til højeste niveau og udvikler ny viden, der skaber værdi for samfundet og arbejdsmarkedet. Det Kongelige Akademi er en statsinstitution under Uddannelses- og Forskningsministeriet og har ca. 1.700 studerende og 350 medarbejderårsværk fordelt på Campus Holmen, Campus Esplanaden, Campus Kalundborg og Campus Bornholm. Læs mere om Det Kongelige Akademi på vores hjemmeside www.kglakademi.dk.