Sekretær med stærke koordinerings- og samarbejdsevner til direktørbetjening og kalenderstyring

Er du vild med at planlægge og organisere, og er dit servicegen udover det sædvanlige? Motiveres du af at spille andre mennesker gode, har du flair for samarbejde og kan du lide at skabe overblik og sikre sammenhæng i hverdagen? Så er du måske en af de sekretærer, som vi søger til betjening af vores direktører.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST) er en af syv styrelser i Skatteforvaltningen. Vi understøtter vores kolleger i Skatteforvaltningen i et partnerskab om drift og videreudvikling af en stor it-portefølje og udvikling af nye it-løsninger i spændvidden fra mindre projekter til en række store it-programmer.

Serviceminded og ansvarlig sekretær, der følger opgaverne til dørs
Som sekretær vil du få titlen chefsekretær og i tæt samarbejde med andre chefsekretærer varetage opgaver og kalenderstyring, der understøtter vores direktørgruppe i deres opgaveløsning, og sikre godt overblik, planlægning og opfølgning på møder. Du vil konkret få til opgave at sørge for, at hverdagen glider for vores direktører, samtidig med at du får ansvar for at understøtte direktørerne med forskellige praktisk administrative opgaver af forskellig karakter, såsom rejsebestillinger, fraværs- og ferieregistrering m.v.

Dine opgaver vil primært være:

• Kalenderstyring, herunder planlægning, koordinering og forberedelse af møder
• Lettere HR-support, samt diverse administrative og praktiske opgaver
• Planlægning og koordinering af arrangementer, herunder mødeforplejning
• Onboarding af nyansatte ledere og direktører
• Sekretariatsunderstøttelse i tæt samarbejde med øvrige kolleger i kontoret

Om dig
Vi forestiller os, at du har en relevant kontoruddannelse eller tilsvarende, og kommer med erfaring som sekretær. Det vil være en fordel men ikke et krav, hvis du har erfaring fra et departement eller en styrelse.

Du trives med at holde mange bolde i luften, arbejder struktureret og kan sikre rettidig opfølgning. Du er vant til at understøtte topledere og i den sammenhæng sikre struktur i en travl hverdag. Du har en proaktiv og selvstændig tilgang til dine opgaver og evner at forudse og løse udfordringer, før de opstår. Afslutningsvis er det vigtigt, at du har et veludviklet servicegen.

For at trives og lykkes i stillingen er det vigtigt, at du:

• er serviceminded og god til at skabe relationer og kan begå dig på alle niveauer i en organisation
• er en kyndig bruger af Office-pakken (Outlook, Word og Excel)
• kan håndtere korte deadlines
• er samarbejdsorienteret og kan bidrage til udviklingen af den samlede sekretariatsunderstøttelse

Om os
Du bliver en del af et af vores fem Økonomi og Ledelsessekretariater, hvor vi sammen sikrer kvalificeret økonomi- og ledelsesunderstøttelse af fagområdet ledelse. Sekretariaterne består hver især af ca. 19 engagerede medarbejdere med forskellige fagligheder, og vi har en positiv og uformel omgangstone samtidig med, at vi går langt for at hjælpe hinanden. Du indgår i et ledelsesstøtte- og sekretærteam, som udover dig også ofte består af andre sekretærer samt flere ledelseskonsulenter, og hvor vidensdeling, holdånd, åbenhed og samarbejde er fundamentet for, at vi kan yde optimal understøttelse af direktørteamet. Du får mulighed for selv at præge din stilling, og styrelsen tilbyder gode muligheder for efter- og videreuddannelse.

Kontakt og ansættelsesvilkår
Ansøgning samt CV og relevante dokumenter bedes sendt via linket ”Søg stillingen” senest kl. 10 den 16. maj 2024. Vi forventer at afholde samtaler løbende.

Tiltrædelse forventet 1. august 2024.

Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte fungerende kontorchef Jim Sørensen på 7238 1225 eller [email protected].

Der kan blive anvendt test som en del af rekrutteringsprocessen, og der vil forud for ansættelsen blive indhentet straffeattest.

Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Ansættelsesområdet er Skatteministeriet med tilhørende institutioner. Alt afhængigt af hvilket af vores fem sekretariater du bliver ansat i, vil arbejdsstedet være enten Osvald Helmuths Vej 4, 2000 Frederiksberg eller Nybrovej 110, 2800 Kongens Lyngby.

Læs mere om at arbejde i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen på www.ufst.dk/job-og-karriere.