Studieadministrative medarbejdere

Da to af vores dygtige kolleger har søgt nye udfordringer og er gået på pension, søger vi to dygtige og strukturerede studieadministrative medarbejdere til vores skemalæggerteam i studieadministrationerne for Pædagogik og Samfund og Sundhed ved UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole.

Vi tilbyder et spændende job i en dynamisk organisation, hvor de studerende og uddannelserne er i fokus. Vi har en god kollegagruppe og et uformelt arbejdsmiljø med plads til humor og grin.

Du skal kunne håndtere de mange forskelligartede og til tider komplekse opgaver, som ligger i det studieadministrative arbejde. Vi har digitale løsninger, som understøtter vores arbejde. Det er vigtigt, at du trives godt med teamsamarbejde, men også kan arbejde selvstændigt med opgaverne.

Jobbet som studieadministrativ medarbejder

De to stillinger er begge forankret i vores skemateam, hvor vi håndterer skemalægning for uddannelser inden for områderne Pædagogik og Samfund samt Sundhed. For begge stillinger vil der også indgå øvrige studieadministrative opgaver fx eksamensplanlægning.

Stilling 1

Du vil få ansvaret for skemalægning af undervisning på pædagoguddannelserne i Odense og Svendborg i tæt samarbejde med uddannelsernes ledelse og koordinatorer. I opgaven indgår blandt andet:

• Forberedende samarbejde med uddannelserne, bl.a. om ønsker og behov til det kommende semesters skema
• Lægning af skemaer for de to uddannelser i hvert semester
• Sparringspartner for uddannelsernes ledelse og koordinatorer
• Løbende dialog med undervisere
• Kvalitetssikring og evaluering af skemaerne samt håndtering af ændringer til skemaerne
• Indgå i løbende udviklingsarbejde og –projekter i relation til skemalægning og lokaler

Du vil få tjenestested på Niels Bohrs Allé 1, 5230 Odense M. Du vil få lejlighedsvise arbejdsdage på vores campus i Svendborg.

Stilling 2

Du vil få ansvaret for skemalægning af sygeplejerske- og socialrådgiveruddannelserne i Vejle i tæt samarbejde med uddannelsernes ledelse og koordinatorer. I opgaven indgår blandt andet:

• Forberedende samarbejde med uddannelserne, bl.a. om ønsker og behov til det kommende semesters skema
• Lægning af skemaer for de to uddannelser i hvert semester
• Sparringspartner for uddannelsernes ledelse og koordinatorer
• Løbende dialog med undervisere
• Kvalitetssikring og evaluering af skemaerne samt håndtering af ændringer til skemaerne
• Indgå i løbende udviklingsarbejde og –projekter i relation til skemalægning og lokaler

Du vil få tjenestested på Vestre Engvej 51, 7100 Vejle og på Stationsvej 4, 7300 Jelling.

Fælles for begge stillinger gælder, at du vil få en central rolle som samarbejdspartner for uddannelserne på et studieadministrativt område, der er i stort fokus. Det er afgørende for os, at vi kan levere de bedste skemaer for både studerende og undervisere, og at vi evner at udnytte vores lokalekapacitet på bedste vis. Dette kræver, at vi som team har et fortrinligt samarbejde - både internt og med vores kolleger på uddannelserne.

Derfor er det også vigtigt, at du i din opgaveløsning har fokus på kvalitetssikring af sagsgange og forretningsprocesser, og det er helt naturligt for dig at tænke det ind i digital kontekst. Du kan arbejde selvstændigt og har et meget stort overblik, så du kan levere den rette sparring som administrativ partner for de uddannelser, du samarbejder med. Det er vigtigt, at du er serviceminded og trives i en funktion med mange administrative gentagelser.

Du vil få stor indflydelse på planlægningen af din egen arbejdsdag med givne deadlines for øje. Det er vigtigt, at du selvstændigt kan planlægge din hverdag og er opsøgende i forhold til arbejdsopgaverne - og at du tør sige til, hvis noget kunne være løst på en smartere måde.

Der vil løbende være sparring med de øvrige kolleger i teamet, ligesom vi har en dygtig teamkoordinator for området, som du løbende vil være i dialog med.

Din profil

• Relevant uddannelsesmæssig baggrund - fx. kontoruddannet, men du kan også være professionsbachelor i offentlig administration eller tilsvarende.
• Erfaring med det studieadministrative område og skemalægningsopgaven.
• Gode digitale kompetencer, da alle vores primære arbejdsopgaver understøttes af digitale løsninger. Det er en fordel (men ikke et krav), hvis du er vant til at arbejde i systemerne TimeEdit og esas.
• Gode mundtlige og skriftlige formuleringsevner på dansk.
• Smilende og serviceminded med stort drive, hvor du som administrativ partner indgår i dialog med relevante uddannelser ift. at sikre brugervenlige og effektive arbejdsgange.
• Vant til at håndtere selvstændig opgaveløsning med mange deadlines, herunder evnen til at prioritere opgaverne og udvise fleksibilitet i forhold til spidsbelastningsperioder.
• Udviklingsorienteret og ikke bange for at byde ind med gode forslag til opgaveløsningen

Ansættelse

Vi forestiller os, at du starter den 1. juni 2024 eller snarest derefter. Din ugentlige arbejdstid vil i gennemsnit være 37 timer pr. uge med flextid. Der vil være oplæring fra kolleger i teamet, ligesom vi har et introduktionsprogram for nyansatte.

Du vil blive aflønnet i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten med tilhørende organisationsaftale mellem Finansministeriet og HK/STAT.

Vi løser som udgangspunkt vores opgaver på campus, da vi prioriterer at være til stede og i tæt dialog med vores samarbejdspartnere. Hjemmearbejde er selvfølgelig muligt i begrænset omfang.

Yderligere oplysninger

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder Mathias Boeberg på 2159 2054 eller teamkoordinator Lene Bak Isaksen på 6543 4632.

Du kan læse mere om UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole og vores uddannelser på www.ucl.dk.

Samtaler afholdes i uge 18.

Vi opfordrer alle interesserede, uanset alder, køn, religion, etnisk baggrund og tilhørsforhold, til at søge stillingen.

Ansøgning

Finder du jobbet interessant, bedes du uploade din ansøgning og CV via www.ucl.dk/job senest den 30. april 2024.