Administrativ medarbejder til Kørselskontoret i Børne- og Ungdomsforvaltningen

Vil du være til at løfte de administrative opgaver i Kørselskontoret i Børne- og Ungdomsforvaltningen og selv være med til at tilrettelægge opgaverne?

Baggrund
De københavnske skoler, dag- og fritidstilbud skal give alle kommunens børn og unge de bedste muligheder for at indfri deres potentiale og udleve deres drømme. Det kræver en forvaltning, der reducerer kompleksitet, løfter administrative opgaver såvel centralt som decentralt og finder løsninger, der frigør ressourcer til at understøtte kerneopgaven.

Udgifterne til befordring af elever til specialundervisning er steget væsentligt de seneste år. Dette skyldes dels ændrede kørselsmønstre, dels flere specialelever med større støtte- og kørselsbehov.

For at reducere udgifterne og klimabelastningen fra kørsel af elever med særlige behov, blev der i sommeren 2023 oprettet et kørselskontor, som skal fokusere på at understøtte skolerne med denne opgave. I begyndelsen af 2024 blev kørselskontoret udvidet med andre kørselsopgaver og har derfor nu også ansvaret for kørsel med skovbusser og minibusser m.v. samt kørsel ift. udflytterinstitutioner (skovbørnehaver).

Kontoret skal bl.a. sikre en mere effektiv udnyttelse af kørslen og understøtte skoler og institutioner med deres daglige kørselsudfordringer, kontakt til vognmænd osv.

Om jobbet
Ifm. udvidelse af kørselskontoret er der kommet flere opgaver til, og der er derfor behov for at udvide med en ekstra administrativ medarbejder. Arbejdsopgaverne kommer bl.a. til at bestå af en række driftsopgaver som f.eks. fakturakontrol, kontrol og validering af kørselslister, dialog med vognmændene og skolerne, besvarelse af både skriftlige og telefoniske henvendelser, tværgående koordineringsopgaver m.v. Med andre ord er der tale om en meget bred pallette af opgaver.

Idet der er tale om et forholdsvist nyoprettet team, vil der være stor mulighed for selv at præge indholdet i jobbet, og måden man tilrettelægger sine opgaver på. Det er derfor også vigtigt, at man som medarbejder trives med, at man selv bidrager aktivt og er med til definere, hvordan opgaverne skal løses.

Vi foretrækker kandidater, der har

• gode kommunikations- og samarbejdsevner. Vi er et lille team, og det er derfor vigtigt, at du kan indgå i den daglige sparring både internt i teamet og eksternt i forhold til skoler og daginstitutioner
• evnen til at sætte sig ind i komplekse problemstillinger og have mange bolde i luften på samme tid
• et udpræget servicegen, når der skal håndteres henvendelser fra institutionsledere og sager med leverandører
• naturlig flair for systematik, proaktivitet og sans for detaljen. Opgaverne spænder bredt, og der skal f.eks. holdes styr på vognparken, indkaldelse til syn osv.
• forståelse for vilkårene knyttet til at arbejde i en politisk ledet organisation
• en relevant kontoruddannelse

Kendskab til SAP eller Kvantum er en fordel, men ikke et krav.

Vi tilbyder
Et forholdsvist nyoprettet team, som p.t. består af fem medarbejdere og en teamleder.

Omgangstonen er uformel og en stor del af den daglige koordinering foregår i en løbende dialog hen over skrivebordene. Vi lægger vægt på, at der er en god dynamik i teamet, og at vi fungerer godt sammen både socialt og fagligt.

Der er gode muligheder for fleksibilitet herunder bl.a. hjemmearbejdsdage.

Du bliver ansat i Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune, som er Danmarks største kommunale forvaltning med et årligt budget på godt 12 mia. kr.

Stillingen er placeret i Administrativt Ressourcecenter, som står for den administrative understøttelse af forvaltningens opgaver som f.eks. budget, regnskab, IT, bygningsdrift, jura m.v. Fysisk er forvaltningen placeret i Nyropsgade tæt på Rådhuspladsen og Vesterport St.

Arbejdspladsens størrelse gør, at der er gode muligheder for faglig udvikling og spændende karrieremuligheder. Vi har et godt, fagligt og kollegialt arbejdsmiljø, hvor vi brænder for at skabe de bedste rammer for byens børn. Vi har en uhøjtidelig omgangstone og lægger vægt på, at det skal være både spændende, udviklende og inspirerende at arbejde hos os.

Der er tale om en stilling med gode muligheder for faglig og personlig udvikling, et stærkt fagligt fællesskab, engagerede kolleger og ikke mindst en hverdag, hvor to dage aldrig er ens.

Ansættelsesvilkår
Løn- og arbejdsvilkår forhandles med den relevante faglige organisation på baggrund af gældende overenskomst.

Stillingen er til besættelse den 1. juni 2024 eller snarest derefter, og der tages naturligvis hensyn til evt. allerede planlagt sommerferie.

Mere information
Hvis du har spørgsmål vedrørende stillingen, kan du kontakte teamleder Søren Bonde Rasmussen på 2611 8833.

Søg via linket senest søndag den 14. april 2024