Selvstændige og driftsstærke medarbejdere til sekretariat for indkvartering af flygtninge

Vil du være med til at understøtte indsatsen for Københavns Kommunes indkvartering af flygtninge og fordrevne ukrainere?

Så har Beskæftigelses- og lntegrationsforvaltningen flere spændende stillinger.

Om os og jobbet
Den midlertidige indkvartering i København er fortsat voksende, og vores sekretariat varetager en stor opgave med at indkvartere nytilkomne samt sikre en løbende koordinering og understøttelse af de mange lokationer, der er beliggende på flere adresser rundt i København.

I den midlertidige indkvartering skaber vi rammerne for flygtninge og fordrevnes ophold og hverdagsliv. Vores daglige ledere og indkvarteringsværter sørger for at den praktiske del af indkvarteringen, mens sekretariatet understøtter indkvarteringsopgaven med alt fra visitering, registrering, huslejeopkrævning og koordinering mellem lokationer og samarbejdspartnere. De mange nye opgaver har krævet udvikling at et nyt it-system og mange nye arbejdsgange, som vi har behov for nye kollegaer til at varetage. Lige nu mangler vi gode kræfter til at understøtte logistikken omkring indkvarteringen og de mange forskelligartede opgaver, den bringer med sig.

Som administrativ medarbejder eller akademisk medarbejder bliver I ansat i samme team i indkvarteringssekretariat under de to afdelingschefer, der har ansvar for den midlertidige indkvartering.

I sekretariatet er opgaverne alsidige og foranderlige, og teamet arbejder tæt sammen om den fælles opgave med fokus på at skabe en god modtagelse og fredelig sameksistens i indkvarteringen. Opgaveporteføljen spænder vidt, og alle medarbejdere bidrager til både hverdagens faste driftsopgaver og de uforudsete udfordringer.

Administrativ medarbejder
Vores nye administrative medarbejder kommer til at varetage arbejdsopgaver som

• telefonbetjening af indkvarteringstelefon med henvendelser fra kommuner, asylcentre og andre samarbejdspartnere
• registrering af beboere og nyankomne i forskellige it-systemer og Excel
• håndtering af ind- og udflytning til og fra Københavns Kommune i samarbejde med myndighed, asylcentre og andre kommuner og daglig dialog med daglige ledere og indkvarteringsværter på vores indkvarteringssteder
• betjening af elektronisk postkasse med mails, spørgsmål og bestillinger fra samarbejdspartnere omkring de fordrevne ukrainere
• journalisering og arkivering af breve, mails og dokumenter i fagsystemer som Fasit og eDoc
• samarbejde med indkvarteringsadresser og Ydelsesservice omkring opkrævning af huslejebetaling
• indkøb og fakturabehandling
• samarbejde med Københavns Kommunes øvrige forvaltninger omkring koordinering af alt fra sundhedsydelser, støtteordninger, behandlingsforløb, skoleplacering og meget andet

Akademisk medarbejder
Vores nye akademiske medarbejder kommer til at varetage arbejdsopgaver som

• Udvikling og driftsunderstøttelse af nyt it-system for indkvarteringen
• Udarbejdelse af arbejdsgange, manualer og guides til it-understøttelse og systemer
• ledelsesinformation til produktionsstyring, analyser og formidling af data
• bidrage til udvikling af digitaliseringsstrategi for Center for Sprog og Integration (CSI)
• generalistopgaver i sekretariatet og på tværs i CSI
• generel ledelsesbetjening og ledelsesunderstøttelse, fx mødeforberedelse, skriftlige oplæg og indstillinger
• dokumentation, tilsyn og journalisering af indsatsen samt løbende fokus på effektiviseringer
• projektstyring og implementering af nyt it-system i samarbejde med it-leverandøren Outsystems

For begger profiler forventer vi, at du

• er løsningsorienteret, konstruktiv og effektiv i din opgaveløsning
• er god til at samarbejde både med chefer, kolleger og samarbejdspartnere
• er fleksibel og god til at gå til opgaver, der opstår i en uforudsigelig hverdag
• ser positivt på at løse de opgaver, der er brug for og trives med at opgaverne forandrer sig
• motiveres af at løse opgaver, der går på tværs af traditionelle stillingsprofiler i samarbejde med kollegaer
• er systematisk og har gode it-kundskaber, særligt Excel
• meget gerne har kendskab til BIF, den kommunale opgave og arbejdet i en politisk styret organisation
• har kendskab til fagsystemer som Fasit, UIP, eDoc
• skaber konstruktive arbejdsfællesskaber og dermed et godt arbejdsklima
• bidrager med godt humør og ikke bliver væltet omkuld af mange bolde i luften en uforudset opgave

Vi tilbyder

• spændende og alsidige stillinger med et bredt ansvarsområde, hvor din indsats spiller en betydningsfuld rolle
• mulighed for at være med til at sætte dit præg på et område i udvikling
• udfordrende og afvekslende jobs med en stor kontaktflade
• gode muligheder for at arbejde og samarbejde på tværs i en stor organisation

Om Indkvarteringen
Indkvarteringens lokaliteter er organisatorisk placeret i Jobcenter København sammen med kommunens modtagelses- og beskæftigelsesindsats for flygtninge for at sikre en sammenhængende integrationsindsats for nye flygtninge i København.

I Jobcenter København arbejder vi med den gode modtagelse af flygtninge og familiesammenførte, at få borgere hurtigt i job, praktik eller uddannelse gennem hjælp til jobsøgning samt at styrke borgernes dansksproglige kompetencer i form af danskuddannelse. Dette arbejde understøttes af de initiativer, der finder sted i indkvarteringen.

Ansættelsesvilkår 
Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes i henhold til kvalifikationer og gældende overenskomst mellem kommunen og den relevante faglige organisation. 
Arbejdstiden udgør 37 timer ugentligt.  
Vi ønsker stillingerne besat den 1. juni 2024 eller snarest muligt.  

Mere information  
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte afdelingschef Maiken Vitved Andersen på 4062 6268 eller afdelingschef Lone Binder på 2370 2052.

Du kan læse mere om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen her.

Du bedes angive i ansøgningen, hvilken stilling ansøgningen retter sig mod.

Søg via linket senest mandag den 15. april 2024
Ansættelsessamtaler afholdes i uge 17 og 18.

Om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen  
I Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen hjælper vi hver dag året rundt københavnere i job og uddannelse eller finder andre veje videre for borgerne. Vi understøtter virksomhederne med at finde den rette arbejdskraft. Vi inddrager borgerne, stiller konstruktive krav, og vi tror på, at vi sammen kan skabe fremskridt. Vi er Danmarks største beskæftigelsesforvaltning, og vi er med til at sætte en høj standard på beskæftigelsesområdet ved at arbejde strategisk med udvikling af driften, servicedesign og nye digitale løsninger. Vi har fokus på trivsel og har en kultur med høj faglighed, hvor der er plads til dine input og idéer. 

Jobcenter København – vi hjælper nyankomne flygtninge og familiesammenførte i job og uddannelse.